Vai trò và phân quyền

Phân quyền quyết định mỗi người trong công ty được nhìn thấy và làm được gì trong hệ thống. Một đơn vị vài người có thể để mọi người ở vai trò mặc định, còn doanh nghiệp đông người nhiều chi nhánh sẽ cần tách rõ ai duyệt, ai xem dữ liệu nhạy cảm, ai chỉ tác nghiệp phần việc của mình. Trang này giúp bạn làm cả hai.

Mở trang phân quyền

Vào Cài đặt → Hệ thống → Quản lý phân quyền. Trang này chỉ hiện với Chủ sở hữu hoặc người đã được bật quyền Phân quyền vai trò. Nếu không thấy menu, tài khoản của bạn chưa có quyền vào đây.

Năm vai trò hệ thống

Hệ thống tạo sẵn 5 vai trò cho mỗi công ty. Bạn không xoá được 5 vai trò này, nhưng đổi tên và chỉnh quyền được (trừ vai trò Chủ).

Muốn đổi tên vai trò cho hợp cách gọi nội bộ (ví dụ "Quản lý" thành "Quản đốc")? Bấm vào tab vai trò rồi sửa. Vai trò hệ thống giữ nguyên chức năng, chỉ đổi cái tên hiển thị.

Chỉnh quyền cho một vai trò

1. Ở hàng tab phía trên, bấm chọn vai trò cần chỉnh (ví dụ Quản lý).
2. Bên dưới hiện bảng quyền, chia theo nhóm phân hệ đang cài trên hệ thống của bạn. Mỗi sản phẩm một danh sách khác nhau, luôn có nhóm Media và Hệ thống, phần còn lại tuỳ phân hệ nghiệp vụ bạn đang dùng. Mỗi nhóm có các cột thao tác: Xem tất cả, Xem, Tạo mới, Sửa, Duyệt, Xoá (nhóm nào không có thao tác nào thì cột đó để trống).
3. Bấm vào ô vuông để bật (dấu tích) hoặc tắt quyền. Thay đổi được lưu ngay.

Phân biệt hai cột hay nhầm: Xem là chỉ thấy dữ liệu của chính mình, còn Xem tất cả là thấy dữ liệu của cả công ty. Ví dụ với một loại phiếu cần duyệt, bật Xem thì mỗi người chỉ thấy phiếu của mình; muốn quản lý duyệt được phiếu của người khác thì phải bật thêm Xem tất cả và Duyệt.

Riêng nhóm Hệ thống có các quyền đặc biệt bật/tắt một chiều: Cài đặt, Phân quyền vai trò, Quản lý thành viên, Duyệt thiết bị, Lịch sử hoạt động. Hãy cân nhắc kỹ trước khi trao quyền Phân quyền vai trò, vì người đó sẽ tự chỉnh được quyền của mọi vai trò.

Quyền Cài đặt mở trọn cụm Cài đặt của công ty: thương hiệu, thông tin tổ chức, email và thông báo, ngôn ngữ và thời gian, mẫu email. Người không có quyền này thì gõ thẳng đường dẫn cũng không vào được. Lịch sử hoạt động để riêng, vì có khi bạn muốn giao ai đó theo dõi nhật ký mà không cho họ đụng vào cấu hình.

Lỡ chỉnh sai? Bấm Khôi phục mặc định ở góc phải để đưa vai trò về đúng bộ quyền gốc lúc mới tạo.

Xếp thành viên vào vai trò

Kéo xuống mục dưới cùng của trang, phần Thành viên có vai trò.

1. Bấm Thêm thành viên, chọn người từ danh sách. Người đó lập tức nhận quyền của vai trò đang chọn.
2. Muốn gỡ ai khỏi vai trò, bấm dấu x trên thẻ của họ. Hệ thống chuyển người đó về vai trò Nhân viên (không phải về Thành viên 0 quyền).

Tạo vai trò riêng

Nếu 5 vai trò chưa đủ (ví dụ cần thêm một vai trò cho trưởng nhóm hoặc cho người phụ trách một chi nhánh):

1. Bấm nút Thêm ở cuối hàng tab, nhập tên rồi Enter.
2. Vai trò mới ra đời với bộ quyền sao chép từ Nhân viên. Bạn bật thêm các quyền cần thiết theo hướng dẫn ở trên.
3. Vai trò tự tạo có thể xoá. Khi xoá, những người đang giữ vai trò đó được chuyển về Nhân viên để không ai mất sạch quyền.