Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là bộ khung để myHRM biết công ty có những phòng ban nào, mỗi người giữ chức vụ gì và làm việc ở đâu. Khai báo phần này trước khi thêm nhân viên sẽ giúp các phân hệ chấm công, tính lương, duyệt đơn chạy đúng.

myHRM phù hợp với mọi quy mô. Một quán cà phê 5 người có thể chỉ cần một phòng ban và vài chức vụ. Một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca hay một chuỗi cửa hàng nhiều tỉnh có thể dựng cây phòng ban nhiều cấp và nhiều chi nhánh.

Phòng ban

Vào Nhân sự → Phòng ban, bấm Tạo mới rồi điền phần Thông tin cơ bản:

Tên phòng ban và Mã phòng ban (bắt buộc). Mã nên ngắn gọn, không trùng, ví dụ KD, KT, SX.
Phòng ban cấp trên: để trống nếu đây là phòng cấp cao nhất, hoặc chọn phòng cha để tạo cây nhiều cấp (ví dụ Khối Sản xuất chứa Tổ 1, Tổ 2).
Quản lý chính và Quản lý phụ: chọn nhân viên phụ trách. Quản lý phụ được chọn nhiều người.
Văn phòng: gắn phòng ban với chi nhánh nơi làm việc, phục vụ chấm công.

Mở mục Thông tin bổ sung để khai thêm Ngày hiệu lực, Ngày hết hiệu lực, Khu vực (Bắc / Trung / Nam), mã bưu chính, điện thoại, website, email.

Mẹo: Bạn có thể kéo thả để sắp thứ tự hiển thị các phòng ban; cột Nhân viên cho biết mỗi phòng đang có bao nhiêu người.

Chức vụ và nhóm chức vụ

Chức vụ là vị trí công việc như Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên. Nhóm chức vụ dùng để gom nhiều chức vụ cùng loại (ví dụ nhóm Quản lý, nhóm Khối văn phòng).

Trong cụm Chức vụ, mở thẻ Nhóm chức vụ để tạo nhóm trước: điền Tên nhóm, Mã nhóm, ghi chú và bật Kích hoạt.

Sang thẻ Chức vụ, bấm Tạo mới và khai:

Tên chức vụ (bắt buộc) và Mã chức vụ.
Nhóm chức vụ: chọn nhóm đã tạo, hoặc bấm tạo nhanh ngay tại đây.
Cấp bậc: số càng lớn thì cấp càng cao. Trường này quyết định thứ tự trong luồng duyệt đơn, nên hãy đặt nhất quán (ví dụ Nhân viên 1, Trưởng phòng 3, Giám đốc 5).

Lưu ý: Cấp bậc ảnh hưởng trực tiếp tới ai được duyệt đơn của ai. Với công ty nhiều tầng quản lý, hãy quy ước bậc rõ ràng ngay từ đầu.

Chi nhánh / Văn phòng

Văn phòng (chi nhánh) là địa điểm làm việc thực tế và là nơi cấu hình chấm công. Bạn có thể tạo nhanh ngay trong ô Văn phòng ở form phòng ban, hoặc quản lý đầy đủ trong Danh mục hệ thống.

Mỗi văn phòng gồm:

Thông tin cơ bản: Tên, mã, địa chỉ, trạng thái.
Vị trí chấm công: khai một hay nhiều điểm GPS (vĩ độ, kinh độ, bán kính hợp lệ, mặc định 200m), có bản đồ để chọn tọa độ.
Wifi: thêm tên và địa chỉ MAC (BSSID) để giới hạn chấm công theo mạng nội bộ.
Máy chấm công: khai máy phần cứng (ZKTeco, Hikvision) theo số sê-ri; hệ thống sinh Push URL để máy tự đẩy dữ liệu về. Bấm Hướng dẫn để xem cách cấu hình trên máy.

Nhờ vậy, một nhà máy nhiều xưởng hay một chuỗi nhiều cửa hàng đều có thể quản lý điểm chấm công riêng cho từng chi nhánh.

Sơ đồ tổ chức

Vào Nhân sự → Sơ đồ tổ chức để xem toàn bộ công ty dưới dạng cây: từ công ty xuống các phòng ban, và trong mỗi phòng là danh sách nhân viên kèm chức vụ. Bấm vào một nhân viên để mở nhanh thông tin (mã, chức vụ, phòng ban, giới tính, ngày sinh, email, điện thoại, trạng thái).

Nút Mời nhân viên ở góc trên cho phép gửi lời mời tham gia cho người còn thiếu. Đây là cách trực quan để kiểm tra cơ cấu vừa dựng đã đầy đủ và đúng cấp bậc hay chưa.