Nhật ký hoạt động

Nhật ký hoạt động ghi lại các thao tác tạo, cập nhật, xóa dữ liệu trong hệ thống. Đây là nơi bạn tra cứu khi cần biết ai đã làm gì, vào lúc nào và thay đổi cụ thể ra sao. Tính năng này hữu ích cho cả đơn vị nhỏ muốn biết ai vừa sửa một bản ghi, lẫn doanh nghiệp đông người cần đối soát thao tác giữa nhiều quản trị viên.

Màn hình này chỉ để xem và tra cứu. Bạn không thể tự tạo hay sửa dòng nhật ký, hệ thống tự động ghi khi có thao tác xảy ra.

Màn hình dành cho Chủ sở hữu và người được bật quyền Lịch sử hoạt động trong nhóm Hệ thống ở màn Quản lý phân quyền. Người chưa được bật thì không thấy mục này trên menu, gõ thẳng đường dẫn cũng không vào được.

Mở màn hình nhật ký

1. Trên menu bên trái, vào nhóm Hệ thống.
2. Mở Cài đặt, chọn Nhật ký hoạt động.
3. Danh sách hiện ra, mặc định sắp xếp theo thời gian mới nhất ở trên cùng.

Bên cạnh mục Nhật ký hoạt động trên menu có thể xuất hiện một con số nhỏ. Đó là số thao tác đã ghi trong 24 giờ gần nhất, giúp bạn nhanh chóng thấy hệ thống vừa có nhiều hay ít hoạt động.

Màn hình tự làm mới sau mỗi 30 giây, nên bạn không cần bấm tải lại để thấy thao tác mới.

Các cột thông tin

Mỗi dòng nhật ký cho biết một thao tác đã diễn ra. Ý nghĩa các cột như sau:

Cột Thay đổi được ẩn sẵn để danh sách gọn gàng. Muốn hiện, bấm nút bật/tắt cột ở góc trên bảng rồi tick vào Thay đổi.

Xem chi tiết một thao tác

Để soi kỹ một dòng, ở cuối dòng đó bấm Xem (biểu tượng con mắt). Một cửa sổ hiện lên hiển thị đầy đủ thông tin của thao tác, gồm giá trị trước và sau khi thay đổi. Xem xong bấm Đóng để quay lại danh sách.

Cách này phù hợp khi bạn cần đối chiếu chính xác, ví dụ kiểm tra một con số quan trọng đã bị chỉnh từ giá trị nào sang giá trị nào, và ai là người chỉnh.

Lọc và tìm kiếm nhật ký

Khi nhật ký có nhiều dòng, bạn thu hẹp lại bằng các công cụ ở đầu bảng:

1. Bấm Lọc để mở bộ lọc.
2. Chọn Sự kiện nếu chỉ muốn xem các thao tác Tạo, Cập nhật hoặc Xóa.
3. Chọn Loại nội dung để giới hạn theo nhóm đối tượng, ví dụ chỉ xem thao tác trên đơn từ.
4. Gõ vào ô tìm kiếm để lọc theo nội dung cột Thao tác.

Bạn cũng có thể bấm vào tiêu đề cột Thời gian, Người thực hiện hoặc Sự kiện để sắp xếp lại danh sách theo cột đó.

Mẹo đối soát: khi nghi ngờ một dữ liệu bị sửa nhầm, hãy lọc theo Loại nội dung tương ứng rồi sắp theo Thời gian để lần lại đúng thao tác và người đã thực hiện.

Lưu ý

Nhật ký chỉ ghi lại các thao tác trong phạm vi doanh nghiệp của bạn. Mỗi công ty chỉ nhìn thấy nhật ký của chính mình, không thấy dữ liệu của công ty khác dùng chung hệ thống.