Kỳ đánh giá và sinh phiếu
Một kỳ đánh giá là một khoảng thời gian được chấm, thường là một tháng. Mọi phiếu KPI đều thuộc về một kỳ, và kỳ là thứ được chốt sổ khi xong.
Tạo kỳ
Vào HRM - KPI - Kỳ đánh giá, bấm tạo mới. Hệ thống gợi ý sẵn tên kỳ và khoảng ngày theo tháng, phần lớn trường hợp bạn chỉ cần xác nhận.
Khoảng ngày của kỳ quan trọng với các tiêu chí kiểu hệ thống, vì đó chính là khoảng mà hệ thống lấy dữ liệu chấm công. Kỳ đặt sai ngày là số công, số lần đi muộn sai theo.
Công ty chấm theo quý hoặc theo sáu tháng thì sửa lại khoảng ngày cho đúng. Chấm theo quý thì nhớ mục tiêu trong bộ tiêu chí cũng phải là mục tiêu quý, đừng để nguyên mục tiêu tháng.
Sinh phiếu
Kỳ vừa tạo chưa có phiếu nào. Bấm Sinh phiếu và chọn:
- Bộ tiêu chí dùng cho lần sinh này.
- Phạm vi áp dụng: toàn công ty, theo phòng ban, hoặc chọn từng người.
Vì mỗi nhóm công việc thường dùng một bộ tiêu chí khác nhau, cách làm thông thường là sinh nhiều lần trong cùng một kỳ: lần một chọn bộ Kinh doanh cho phòng kinh doanh, lần hai chọn bộ Văn phòng cho các phòng còn lại.
Ai đã có phiếu trong kỳ thì lần sinh sau tự động bỏ qua, nên bạn không sợ trùng. Người mới vào giữa kỳ cũng chỉ cần sinh thêm cho riêng họ.
Sinh phiếu xong, nhân viên nhận thông báo ngay trên web và trên điện thoại.
Theo dõi tiến độ trong kỳ
Màn Phiếu đánh giá KPI cho biết phiếu nào đang ở bước nào. Một phiếu đi qua ba bước: nhân viên tự chấm, quản lý chấm, rồi người có quyền chốt phiếu.
Bước nhân viên tự chấm có thể tắt trong Cài đặt KPI. Tắt thì phiếu vào thẳng bước quản lý. Công ty đông người mà tiêu chí phần lớn là kiểu hệ thống thì tắt cho nhanh.
Ai chấm cho ai là do quản lý phòng ban quyết định: hệ thống tìm người quản lý phòng của nhân viên đó. Phòng chưa có quản lý thì leo lên phòng cha, cuối cùng rơi về chủ sở hữu. Người được chỉ định chấm thì chấm được ngay, không cần cấp thêm quyền gì.
Cách nhanh nhất để đẩy tiến độ: lọc phiếu theo bước rồi nhắc đúng nhóm đang tắc, thường là các quản lý bận việc chưa vào chấm.
Chấm nhầm thì sửa thế nào
Chừng nào kỳ chưa chốt, mọi thứ còn sửa được. Người có quyền chốt bấm Trả lại một bước để đưa phiếu lùi lại rồi chấm lại. Điểm được tính lại theo số mới.
Người chốt cũng sửa được trực tiếp từng dòng trong phiếu trước khi chốt, không cần trả lại.
Chốt kỳ
Chốt kỳ là bước cuối, và không mở lại được.
Điều kiện: mọi phiếu trong kỳ phải đã chốt. Còn một phiếu dở dang là hệ thống không cho chốt kỳ, và đó là chủ ý để không ai bị bỏ sót.
Sau khi chốt: điểm, xếp loại và hệ số của cả kỳ được khoá vĩnh viễn. Đây cũng là lúc số liệu KPI sẵn sàng để chảy vào bảng lương.
Vì không mở lại được, hãy làm hai việc trước khi chốt: rà lại vài phiếu có điểm cao bất thường hoặc thấp bất thường, và xác nhận với các quản lý rằng họ đã chấm xong thật chứ không phải bấm cho có.
Kỳ đầu tiên nên chạy thế nào
Kỳ đầu nên coi là kỳ tập dượt: chấm nhưng chưa nối vào lương. Cả công ty làm quen với cách chấm, bạn nhìn phổ điểm xem có hợp lý không rồi mới chỉnh trọng số và mục tiêu. Sang kỳ thứ hai hãy nối vào lương.
Phổ điểm đáng ngờ thường có hai dạng: cả công ty đều trên 95 điểm (mục tiêu đặt quá thấp), hoặc cả công ty dưới 60 điểm (mục tiêu quá cao, hoặc chọn sai chiều cho tiêu chí). Cả hai đều nên sửa trước khi tiền bạc phụ thuộc vào con số này.