Ca làm việc và xếp ca

Trong myHRM, việc chấm công đứng trên hai phần: Ca làm việc (khai một ca kéo dài bao lâu, chấm công thế nào) và Phân ca làm việc (gán các ca đó cho ai, vào những ngày nào). Cách làm giống nhau dù bạn là một quán cà phê 5 người chỉ có một ca hành chính, hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca xoay vòng.

Cả hai nằm trong Chấm công → Lịch làm việc.

Chọn kiểu ca nào cho ai

Đây là quyết định đáng dành mười phút suy nghĩ, vì chọn nhầm thì vài tháng sau mới lộ ra qua bảng lương, lúc đó sửa vừa mất công vừa mất lòng tin.

Ba kiểu ca ứng với ba câu hỏi khác nhau về công ty bạn:

Ca Linh động hợp với ai

Người tự chủ giờ giấc và không bị ràng buộc bởi cổng đóng, ca kíp hay khách hàng chờ sẵn:

• Lập trình viên, thiết kế, biên tập, marketing, kế toán nội bộ - công việc đo bằng đầu ra chứ không đo bằng lúc có mặt.
• Người làm với khách khác múi giờ, hoặc hay gặp khách buổi sáng rồi mới về văn phòng.
• Người có ràng buộc cá nhân đều đặn: đưa đón con, học buổi tối.
• Văn phòng có thẻ từ ra vào ngoài giờ, hoặc công ty chấp nhận người về muộn.

Không hợp với ai phải có mặt đúng giờ vì người khác phụ thuộc: thu ngân, lễ tân, dây chuyền sản xuất, ca kíp nối tiếp nhau.

Công ty đóng cổng đúng giờ thì đừng dùng Linh động

Đây là cái bẫy hay gặp nhất. Ca Linh động trượt theo giờ vào, nghĩa là lời hứa của nó là "vào muộn thì tan ca muộn". Nếu công ty bạn 17:00 là bảo vệ đóng cổng, không ai ở lại được, thì lời hứa đó không thực hiện được: người vào lúc 09:00 buộc phải về lúc 17:00 và vẫn thiếu công đúng một tiếng.

Trường hợp đó hãy dùng ca Cố định kèm dung sai Cho phép đến muộn vài phút cho kẹt xe hay mưa gió. Đến trong khoảng đó thì không bị ghi đi trễ, còn công vẫn tính theo thời gian có mặt - đến 09:00 rồi về 17:00 thì được 8/9 công, đúng như thực tế.

So với việc dùng Linh động trong hoàn cảnh này, ca Cố định cho ra cùng một con số công nhưng bảng công có ghi nhận đi trễ. Đó là dữ liệu quản trị bạn cần, và nó không làm nhân viên mất thêm đồng nào vì công đã tính theo giờ có mặt rồi.

Tạo một ca làm việc

Vào Chấm công → Lịch làm việc → Ca làm việc, bấm Tạo mới.

1. Thiết lập ca cơ bản: nhập Tên ca làm việc (ví dụ "Ca Hành chính") và Mã ca (ví dụ "HC").
2. Thiết lập ca chi tiết → Thời gian chấm công, chọn một trong ba kiểu:

   • Cố định: nhân viên phải làm đúng khung giờ vào/ra. Ở Số khung giờ trong ca chọn 1, 2 hoặc 3 khung; mỗi lựa chọn có một dòng mô tả ngay dưới ô để bạn biết mình đang khai gì. Nhiều khung là một ca gồm nhiều lượt làm việc trong ngày, khoảng trống giữa các khung là nghỉ không tính lương. Mỗi khung khai Giờ bắt đầu, Giờ kết thúc và Công của khung; khung đầu và khung cuối khai thêm dung sai đi muộn, về sớm và cho phép chấm sớm/muộn. Ca một khung có thêm Giờ giải lao (ca nhiều khung không có ô này vì khe giữa các khung đã là giờ nghỉ).

   • Chọn 2 hoặc 3 khung thì giờ của khung mới được gợi sẵn (08:00-12:00, 13:30-17:30, 18:00-22:00) và Công của khung tự chia đều. Gợi ý chỉ điền vào ô đang trống, không đè lên giờ bạn vừa nhập.

   • Từ 2 khung trở lên, ca cố định có thêm công tắc Bắt buộc chấm vào/ra theo từng khung giờ - xem mục ngay dưới.

   • Linh động: cả ca trượt theo giờ chấm vào thực tế. Khai ca 08:00-17:00 với Được đến muộn tối đa 60 phút, ai vào lúc 09:00 thì ca của người đó là 09:00-18:00 - làm đủ 9 tiếng là đủ một công, và giờ ở lại sau 17:00 không bị tính thành làm thêm. Khai Được đến sớm tối đa thì trượt được về phía trước: vào 07:00, tan 16:00, cũng đủ công.

     Ca chỉ trượt trong phạm vi dung sai đã khai, và độ dài ca không đổi - trượt chứ không co giãn. Vào muộn quá dung sai thì ca trượt tới mép rồi dừng, phần vượt vẫn là đi trễ thật và công thiếu đúng phần chưa làm.

     Ứng dụng cũng nới cửa sổ bấm chấm ra theo đúng ngần ấy, để người vào muộn không rơi vào cảnh làm đủ giờ mà không bấm ra nổi.

   • Tự do: nhân viên tự chọn giờ giấc. Khai Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc (bắt buộc, vì đó là cửa sổ được phép chấm công), rồi chọn Cách tính công trong ba kiểu:

     • Làm trọn khoảng giờ đã khai: làm được một phần thì hưởng công theo tỉ lệ phần đó.
     • Chỉ cần chấm công vào: chấm vào là đủ công, không phải chấm ra.
     • Làm đủ số giờ tối thiểu: khai số giờ, làm thiếu thì hưởng theo tỉ lệ.

     Tắt Yêu cầu chấm công thì hệ thống tự ghi đủ công mỗi ngày làm việc và ba lựa chọn trên biến mất - nhân viên không phải bấm gì cả.

     Ca Tự do khai xong ở đây thì sang Phân ca làm việc chọn kịch bản Cố định, tick những thứ trong tuần phải đi làm rồi chọn chính ca này. Trước đây khai được ở cả hai màn, nay gom về một chỗ để một ca dùng lại được cho nhiều nhóm, và để bảng công có mã ca (bảng công thiếu mã ca thì báo cáo không gom theo ca được, các đơn đổi ca cũng không trỏ vào được).

3. Thiết lập công: Công của ca (mặc định 1). Giữ Kích hoạt bật để ca dùng được.

Ba ô hệ thống không cho bỏ trống hoặc khai sai, vì khai sai là công ra sai mà không ai hay:

Không cần chấm công ra nằm ngay cạnh công tắc chấm theo từng khung, vì hai công tắc này cùng quyết định số lượt phải bấm. Bật chấm theo từng khung thì ô Không cần chấm công ra tự ẩn - với ca kiểu đó nó vô hiệu, hệ thống không thể tự điền một giờ ra chung cho cả ngày mà không bịa công cho khung nhân viên đã nghỉ.

Đổi ca từ Cố định nhiều khung sang Linh động hoặc Tự do thì ca tự thu về một khung và Công của khung quay lại đủ một ca - không còn kẹt ở 0,33 như khi bạn vừa chọn 3 khung.

Khi sửa một ca đã có, mục Áp dụng thay đổi từ cho chọn ngày hiệu lực. Không được chọn ngày trong quá khứ, để công và lương đã chốt không bị tính lại.

Chấm công theo từng khung giờ

Ca cố định từ 2 khung trở lên có công tắc Bắt buộc chấm vào/ra theo từng khung giờ. Đây là chỗ quyết định một ngày nhân viên phải bấm mấy lượt.

Chọn thế nào:

• Văn phòng, cửa hàng nhỏ: để Tắt. Nhân viên bấm 2 lần một ngày, nhẹ nhàng nhất.
• Nhà máy, bếp, chuỗi cửa hàng theo buổi: Bật. Buổi sáng và buổi chiều là hai lượt làm việc tách bạch, ai nghỉ buổi nào thì trừ đúng buổi đó.

Vài điểm cần biết khi bật:

• Công tính riêng từng khung. Mỗi khung góp phần công đã khai ở Công của khung; làm được bao nhiêu phần khung thì hưởng bấy nhiêu phần công đó.
• Vào rồi mà không chấm ra thì khung đó chưa khép, không có căn cứ tính giờ nên không ra công. Đường xử lý đúng là gửi đơn bù công.
• Đến sớm ngồi chờ giữa hai khung không phải làm thêm. Chỉ phần trước khung đầu và sau khung cuối mới được ghi là giờ làm thêm.
• Trên bảng công, cột giờ vào / giờ ra của một ngày vẫn hiển thị lượt vào sớm nhất và lượt ra muộn nhất, còn từng cặp vào/ra của mỗi khung nằm trong chi tiết lượt chấm. Phiếu lương, báo cáo và xuất Excel đọc đúng các con số tổng như trước.
• Bật hôm nay không tính lại quá khứ. Ca lưu theo phiên bản, những ngày trước ngày hiệu lực vẫn giữ cách tính cũ.

Ca qua đêm

Ca có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu (ví dụ 22:00 - 06:00) được hiểu là ca qua đêm: phần sau nửa đêm thuộc về ngày hôm sau theo lịch, nhưng toàn bộ công vẫn tính cho ngày bắt đầu ca. Với ca nhiều khung, khung nào vắt qua nửa đêm hệ thống tự hiểu tiếp sang ngày sau, không cần khai gì thêm.

Nhân viên chấm ra sau nửa đêm (kể cả ra muộn trong khoảng ân hạn) vẫn được ghép đúng vào ca hôm trước, không bị tách thành lượt chấm của ngày mới. Trên bảng công và phiếu lương, ngày công của ca qua đêm luôn nằm ở ngày bắt đầu ca.

Xếp ca cho nhân viên

Vào Chấm công → Lịch làm việc → Phân ca làm việc, bấm Tạo mới.

1. Thiết lập chung: nhập Tên nhóm, Mã nhóm. Chọn Phòng ban áp dụng và/hoặc Nhân viên áp dụng. Để trống cả hai nghĩa là áp cho toàn bộ nhân viên, kể cả người tuyển sau này.

2. Kịch bản checkin: thêm Văn phòng áp dụng, chọn Hình thức Checkin (Khuôn mặt, Mã QR, Vị trí, Máy chấm công, Thủ công) và Điều kiện bắt buộc để chống gian lận (trong khu vực GPS, đúng WiFi văn phòng, khớp khuôn mặt).

   Hai điều dễ vướng ở bước này:

   • Phải thêm văn phòng, và thêm đủ mọi chi nhánh mà nhóm này có người làm. Bỏ trống thì trên điện thoại nhân viên chỉ thấy dòng "Hình thức chấm công chưa được cấu hình" và không có nút nào để chấm. Nhân viên ở chi nhánh chưa được thêm cũng vậy.
   • Điều kiện bắt buộc chỉ bật khi bạn đã khai đủ dữ liệu nền. Bật "trong khu vực GPS" mà văn phòng chưa có toạ độ, hay bật "đúng WiFi văn phòng" mà chưa khai BSSID, là chặn sạch mọi lượt chấm. Form có cảnh báo màu vàng ngay tại chỗ khi thiếu. Nếu đang dựng bản dùng thử để nhiều người thử ở nhiều nơi, cứ để trống mục này.

3. Sắp xếp ca làm việc → Kịch bản lịch làm việc, chọn một kiểu:

   • Cố định: lịch tuần lặp lại. Dùng Cài đặt ca (Áp dụng hàng loạt) để rải một ca xuống cả 7 ngày, rồi bỏ tick ngày nghỉ hoặc đổi ca cho từng ngày. Một ngày có thể xếp nhiều ca (ví dụ quán cà phê có ca sáng và ca chiều). Các ca trong cùng ngày không được đè giờ nhau.
   • Lịch trình: ca xoay theo chu kỳ. Khai ngày bắt đầu chu kỳ rồi thêm các chu kỳ (tên, số ngày lặp, ca cho từng ngày). Đây là cách xếp cho nhà máy chạy 3 ca xoay vòng.

   Muốn nhân viên tự do giờ giấc thì tạo một ca kiểu Tự do ở màn Ca làm việc rồi chọn nó ở kịch bản Cố định cho những thứ trong tuần phải đi làm. Màn này trước đây có thêm kịch bản "Tự do" khai lại giờ giấc ngay tại chỗ, nay đã bỏ vì trùng việc với màn Ca làm việc; các nhóm đang dùng kịch bản đó được hệ thống tự chuyển đổi khi nâng cấp, công đã tính của những ngày trước vẫn giữ nguyên.

Đăng ký ca, đổi ca, xoay ca

Nhân viên gửi các loại đơn này (thường từ ứng dụng di động), quản lý duyệt trên web:

• Đơn đăng ký ca: đăng ký làm một ca cụ thể vào một ngày (Ca áp dụng, Ngày áp dụng, Lý do).
• Đơn đổi ca: đổi ca của một ngày, có thể đổi cùng một nhân viên khác qua ô Người đổi cùng (Ca hiện hành, Ca áp dụng).
• Đơn xoay ca: chuyển sang một ca cho cả một khoảng (Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc).

Với mỗi đơn, quản lý bấm Phê duyệt hoặc Từ chối (kèm lý do). Trạng thái chạy qua Chờ duyệt → Đã duyệt / Từ chối / Đã hủy, và nhân viên được thông báo kết quả.

Tổng hợp lịch làm việc

Màn Tổng hợp lịch làm việc cho cái nhìn toàn cảnh ai làm ca nào theo từng ngày trong khoảng được chọn (cột hôm nay được tô nổi). Lọc theo khoảng ngày, theo nhóm ca và theo phòng ban - hợp để kiểm tra lịch tuần tới đã xếp đủ người chưa trước khi chốt.