Quản trị công ty trên app

Nếu công ty bạn nhỏ gọn 5-10 nhân sự và bạn quen làm mọi thứ trên điện thoại hoặc iPad, bạn không cần mở máy tính để vận hành myHRM. Người có quyền quản trị sẽ thấy ô Quản trị trong khu Tiện ích ở Trang chủ của ứng dụng - toàn bộ việc thiết lập ban đầu nằm gọn trong đó.

Ai thấy thẻ nào trong ô Quản trị là do quyền của người đó, từng thẻ một: chấm công, lương, nhân sự, ca làm việc, mã QR, văn phòng, lịch nghỉ lễ, thông tin tổ chức, thương hiệu, danh mục hệ thống. Chủ sở hữu thấy đủ; nhân viên thường không thấy ô Quản trị. Quyền cấp ở web trong màn Quản lý phân quyền, giống hệt quyền của các màn web tương ứng.

Nhân sự và lời mời

Màn Nhân sự và lời mời hiện danh sách thành viên kèm vai trò. Bấm vào vai trò của một người để đổi (không đổi được chủ sở hữu và không tự đổi vai trò của chính mình - hai việc đó làm trên web).

Thêm người mới có hai cách, chọn ngay trong nút Mời nhân viên:

• Mời qua email - dành cho nhân sự có hộp thư: nhập một hoặc nhiều email, chọn vai trò và phòng ban. Hệ thống tạo tài khoản và gửi thư để họ tự đặt mật khẩu. Ngay sau đó người được mời nhận thêm một thư chào mừng giới thiệu ứng dụng di động dùng cho việc hằng ngày và web quản trị cho phần chuyên sâu, kèm đường dẫn trang Toàn cảnh tính năng. Muốn đổi văn phong hay tắt thư này thì vào Hệ thống - Mẫu Email trên web, mẫu Chào mừng thành viên mới.
• Tạo tài khoản - dành cho nhân sự không dùng email (rất thường gặp): bạn đặt tên đăng nhập dạng email (không cần là hộp thư thật) và mật khẩu, rồi đưa tận tay nhân viên. Hệ thống không gửi thư nào. Ở lần đăng nhập đầu, ứng dụng bắt nhân viên đổi sang mật khẩu của riêng họ - bạn không còn biết mật khẩu của họ sau bước này.

Hồ sơ của từng người

Bên phải mỗi dòng trong danh sách có biểu tượng thư mục, chạm vào để mở hồ sơ sâu của người đó. Từ 02/08/2026 app khai được đủ mọi mục như menu hồ sơ nhân viên trên web:

• Thông tin chung: họ tên, mã nhân viên, liên lạc, ngày sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân, trạng thái làm việc, phòng ban, chức danh, loại hình nhân sự, ngày vào và ngày nghỉ, giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, và thông tin thuế thu nhập cá nhân. Mục này chỉ sửa chứ không xoá được. Chuyển trạng thái sang Nghỉ việc là người đó hết nhận ca và hết tính công kể từ đó.
• Hợp đồng: số hợp đồng, loại hợp đồng, ngày ký, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số quyết định, và phần lương. Hợp đồng không xác định thời hạn thì để trống ngày kết thúc. Phần lương chọn hình thức lương trước, vì nó quyết định số tiền lấy từ đâu: Theo thoả thuận thì gõ thẳng vào ô Mức lương; Theo ngạch bậc thì lấy từ bậc lương bạn chọn; Theo 3P thì là tổng ba thành phần. Kèm theo là chế độ lương, thang lương, bậc lương và phần trăm lương được hưởng. Chọn Theo 3P thì hiện thêm bảng Ba thành phần lương: P1 vị trí, P2 năng lực, P3 hiệu suất. Mỗi dòng chỉ chọn bậc lương và bật tắt chịu bảo hiểm xã hội; số tiền từng phần và tổng lương do hệ thống dựng lại từ bậc khi bạn lưu, đúng như trên web. Ba dòng là cố định, không thêm bớt được, vì máy tính lương đọc đúng ba mã ấy.
• Quá trình công tác: nơi làm việc trước đây, chức danh, thời gian.
• Quá trình đào tạo: tên bằng, số bằng, đơn vị đào tạo, ngành, trình độ, hình thức và loại hình đào tạo, chi phí. Công ty giữ bằng gốc thì bật công tắc rồi ghi ngày nhận và ngày trả, kẻo tới lúc nghỉ việc không ai nhớ bằng của ai đang nằm đâu.
• Bảo hiểm: mức lương đóng bảo hiểm, sổ bảo hiểm xã hội và thẻ y tế cùng nơi đăng ký khám chữa bệnh. Mỗi người chỉ có một hồ sơ bảo hiểm, lưu lần nào cũng là ghi đè.
• Bảo hiểm khác: các loại bảo hiểm ngoài diện bắt buộc, có số thẻ, nơi cung cấp, giá trị gói và thời hạn.
• Người thân: họ tên, quan hệ, ngày sinh, số điện thoại, số giấy tờ. Bật Người phụ thuộc cho ai được tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế - đừng bật bừa.
• Tài khoản ngân hàng: chọn ngân hàng trong danh mục, số tài khoản, chủ tài khoản, chi nhánh. Bật Tài khoản chính cho tài khoản nhận lương; đánh dấu tài khoản khác là chính thì cái cũ tự bỏ đánh dấu, mỗi người luôn chỉ có một tài khoản chính.
• Giấy tờ: tên giấy tờ, loại giấy tờ, số, ngày cấp, ngày hết hạn và số ngày báo trước. Số ngày báo trước là căn cứ để dòng "hồ sơ cần cập nhật" ở màn chính nhắc bạn.
• Phụ cấp: tên phụ cấp, số tiền, có chịu thuế không, áp dụng từ ngày nào tới ngày nào. Đây là khoản cộng vào lương hằng tháng, kỳ lương lấy đúng những phụ cấp còn hiệu lực trong kỳ.
• Tạm ứng: số tiền, ngày ứng, lý do. Khoản mới khai ở trạng thái Chờ duyệt; chỉ khoản Đã duyệt mới bị trừ vào lương, nên khai xong nhớ chuyển trạng thái.
• Truy lĩnh, truy thu: chọn chiều trước - Truy lĩnh cho nhân viên là cộng thêm, Truy thu từ nhân viên là trừ đi. Số tiền luôn nhập số dương, chiều nằm ở ô chọn chứ không nằm ở dấu. Cũng chỉ tính khi trạng thái là Đã duyệt, và tính vào kỳ chứa ngày hiệu lực.
• Tài sản cấp phát: chọn tài sản trong danh mục, số lượng, ngày cấp, ngày trả, tình trạng lúc cấp và lúc trả.
• Bồi thường: khoản người này phải đền do làm hỏng hoặc mất tài sản, kèm cách bồi thường và hạn chót.
• Tình trạng sức khoẻ: kết quả khám định kỳ - kỳ khám, ngày khám, cơ sở khám, chỉ số cơ thể, loại sức khoẻ và kết luận bác sĩ.

Muốn cấp phát tài sản hay ghi bồi thường thì phải khai tài sản trước ở Danh mục hệ thống → Tài sản.

Ai chưa có hồ sơ nhân sự thì không thấy biểu tượng này - hồ sơ được tạo khi bạn khai người đó ở phần nhân sự trên web.

Ảnh chụp giấy tờ vẫn tải lên ở màn Giấy tờ của chính nhân viên, hoặc trên web.

Danh mục hệ thống

Màn Danh mục hệ thống khai các danh sách dùng chung mà hồ sơ nhân sự chọn lại về sau, chia thành ba nhóm:

• Danh mục nhân sự: loại hợp đồng, nhóm chức danh, chức danh, loại hình nhân sự, loại giấy tờ, ngân hàng, quan hệ gia đình, ngành nghề, trường học.
• Bảo hiểm, y tế và phúc lợi: loại bảo hiểm, nhóm phụ cấp, loại cơ sở y tế, cơ sở khám chữa bệnh.
• Nguồn lực và vận hành: nhóm tài sản, tài sản.

Mỗi danh mục mở ra một danh sách có ô tìm kiếm, nút tạo mới và nút sửa từng mục; biểu mẫu hiện đúng những ô mà danh mục đó cần. Ô nào phải chọn từ một danh mục khác (chức danh chọn nhóm chức danh, cơ sở khám chữa bệnh chọn loại cơ sở) thì hiện sẵn các lựa chọn của công ty bạn - chưa khai danh mục kia thì ô đó báo trống, hãy khai cái kia trước.

Xoá được, đúng như quyền của bạn ở web. Nhưng nếu mục đang được hồ sơ nào dùng thì hệ thống từ chối và nói rõ có bao nhiêu nơi đang dùng - trường hợp đó hãy tắt mục đi để không ai chọn nữa, thay vì xoá.

Còn ba thứ chưa đưa lên app vì cần soạn nội dung dài hoặc cấu hình sâu: phòng họp, mẫu lời chúc, và văn phòng (văn phòng có màn riêng, xem phần dưới).

Ca làm việc và phân ca

Màn Ca làm việc khai đầy đủ như trên web. Phần thường dùng hiện sẵn: tên ca, giờ vào - giờ ra, nghỉ giữa ca, công của ca (1 là một ngày công). Sửa một ca sẽ áp dụng từ ngày mai để công của hôm nay - vốn đã chấm xong một phần - không bị tính lại.

Bấm Thêm khung giờ khi ca chia làm nhiều đợt trong ngày (ví dụ sáng 8h-12h, chiều 14h-18h). Khi đó bỏ ô nghỉ giữa ca đi, vì khoảng hở giữa hai khung chính là giờ nghỉ. Tổng công của các khung phải bằng công của ca - ứng dụng tự chia đều khi bạn thêm khung, và báo ngay nếu bạn sửa lệch.

Nút Nâng cao mở phần ít dùng: dung sai từng khung (cho phép trễ, cho phép về sớm, cho chấm vào sớm trước bao lâu, cho chấm ra trễ sau bao lâu), bắt buộc chấm công hay không, có cần chấm ra không, có phải chấm riêng từng khung không, và số phút làm tối thiểu để được tính công.

Thẻ Phân ca là nơi khai lịch tuần. Bấm Tạo lịch phân ca, đặt tên, bật những ngày làm việc trong tuần rồi chọn ca cho từng ngày; nút Áp cho mọi ngày chép lịch của ngày đầu sang các ngày còn lại. Nút Nâng cao ở đây có: áp cho toàn công ty, cho chấm công ngoài văn phòng, cho gửi đơn bù công, và chọn lịch nghỉ lễ.

Chạm vào một lịch để tick nhân sự thuộc lịch đó; bấm biểu tượng bên phải để sửa lịch tuần. Lịch áp cho toàn công ty thì không cần tick ai.

Ca linh động, ca tự do và lịch chạy theo chu kỳ luân phiên nhiều tuần vẫn chỉnh trên web trong Chấm công → Lịch làm việc.

Mã QR chấm công

Thẻ Mã QR chấm công mở một màn hình QR để nhân viên quét khi vào ca. Mã tự đổi mỗi phút để không ai chụp lại dùng từ xa được, vì vậy không in ra giấy - cách dùng đúng là đặt hẳn một chiếc điện thoại hoặc iPad mở màn này ở cửa ra vào.

Văn phòng

Màn Văn phòng khai từng nơi làm việc, đúng như trên web: thông tin chi nhánh, điểm chấm công GPS và wifi đều nằm trong cùng một chi nhánh. Công ty một địa điểm thì để nguyên cái sẵn có; có chi nhánh thì thêm, vì lịch phân ca chọn cách chấm công theo từng văn phòng.

Phần thông tin gồm tên, mã, địa chỉ, thứ tự và còn dùng hay không. Bỏ trống mã thì hệ thống tự đặt theo chữ cái đầu của tên. Thứ tự nhỏ hơn thì chi nhánh đứng trên trong mọi ô chọn văn phòng.

Điểm chấm công là các vị trí nhân viên được phép chấm công bằng GPS. Cách nhanh nhất: đứng ngay tại chi nhánh, bấm Lấy vị trí hiện tại để toạ độ tự điền, đặt bán kính (nên từ 100m trở lên vì GPS có sai số) rồi lưu. Chạm vào một điểm đã khai để sửa.

Wifi: cách nhanh nhất là nối điện thoại vào wifi của chi nhánh rồi bấm Lấy wifi đang kết nối - tên và BSSID tự điền, đúng con số mà hệ thống dùng để kiểm mỗi lượt chấm công. Muốn gõ tay thì nhập BSSID in sau bộ phát, không phải tên mạng - hai quán cạnh nhau đặt trùng tên wifi là chuyện thường nên tên mạng không chứng minh được ai đang ở đâu. Gõ kiểu nào cũng được (A4-2B-8C-00-11-22, a42b8c001122), hệ thống tự đưa về một dạng và báo nếu bạn thêm trùng. Chạm vào một wifi đã khai để sửa.

Trên iPhone, việc đọc wifi cần quyền truy cập vị trí - đó là quy định của Apple chứ không phải app lấy toạ độ của bạn.

Văn phòng đang có phòng ban hoặc lịch phân ca gắn vào thì không xoá được; hãy tắt đi để không ai chọn nữa.

Máy chấm công vân tay hoặc khuôn mặt gắn ở cửa vẫn khai trên web trong Nhân sự → Văn phòng.

Lịch nghỉ lễ

Màn Lịch nghỉ lễ khai hai loại nghỉ khác nhau:

• Ngày lễ là khoảng ngày cụ thể trong năm (Tết, Quốc khánh). Mặc định có tính công hưởng lương.
• Nghỉ định kỳ lặp theo thứ trong tuần (chủ nhật) hoặc ngày trong tháng (ngày 15). Mặc định không tính công, vì đó là ngày không đi làm.

Khai xong, gắn lịch vào từng lịch phân ca ở phần Nâng cao của màn Phân ca. Lịch đang được lịch phân ca dùng thì không xoá được.

Cách nhân viên chấm công

Trong màn Phân ca, mỗi lịch chọn được nơi làm việc áp dụng, rồi với từng văn phòng chọn:

• Hình thức chấm công - cách nhân viên bấm: Khuôn mặt, Quét QR, Vị trí, Máy chấm công, Nhập tay. Đây chính là các nút hiện trên màn chấm công của nhân viên.
• Điều kiện bắt buộc - thứ được kiểm ở mỗi lượt chấm: trong khu vực GPS, đúng wifi văn phòng, khớp khuôn mặt AI.

Hai thứ này tách nhau. Chọn chấm bằng khuôn mặt mà không tick Khớp khuôn mặt AI thì hệ thống chỉ lưu ảnh selfie chứ không so với khuôn mặt đã đăng ký - đưa ảnh người khác cũng chấm được. Bật điều kiện GPS khi văn phòng chưa khai toạ độ, hay bật wifi khi chưa khai BSSID, là chặn sạch mọi lượt chấm của cả nhóm; ứng dụng cảnh báo ngay tại chỗ khi thiếu.

Kỳ lương

Màn Lương liệt kê các kỳ lương, chạm vào một kỳ để mở bảng lương của kỳ đó. Trình tự làm việc là một chuỗi nút, mỗi lúc chỉ hiện đúng nút bạn được bấm tiếp:

Tính lương dựng phiếu cho cả kỳ từ dữ liệu chấm công, rồi Chốt toàn bộ xác nhận mọi phiếu đang chờ. Sau đó, tuỳ công ty bạn chọn luồng nào:

• Luồng rút gọn: chốt xong là Phát hành Phiếu lương luôn.
• Luồng đủ bước: qua ba cấp duyệt theo thứ tự HR Duyệt rồi Kế toán Duyệt rồi Giám đốc Duyệt, xong mới Phát hành Phiếu lương. Mỗi cấp là một quyền riêng, ai có quyền cấp nào thì thấy nút cấp đó. Không nhảy cóc được, vì bỏ qua một cấp là mất chữ ký của cấp ấy.

Kỳ chưa có phiếu nào, hoặc còn phiếu chờ xác nhận, thì không cấp nào duyệt được - duyệt kỳ trống chẳng khác gì ký khống.

Không thấy nút nào nghĩa là kỳ đang chờ người khác duyệt. Phát hành xong hệ thống báo cho từng nhân viên biết phiếu lương đã có.

Thông tin tổ chức

Màn Thông tin tổ chức (chỉ chủ sở hữu thấy) khai hồ sơ pháp lý và liên hệ: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, phường/xã, tỉnh/thành phố, số điện thoại, email, website. Đây là nguồn dữ liệu cho hoá đơn và các chứng từ in ra, khai trên app hay trên web đều như nhau.

Để trống một ô rồi lưu là xoá trắng thông tin đó.

Thương hiệu

Màn Thương hiệu (chỉ chủ sở hữu thấy) thiết lập tên tổ chức, logo và màu giao diện, áp dụng cho cả web lẫn ứng dụng.

• Tên tổ chức là tên hiển thị của đơn vị bạn trên toàn hệ thống.
• Logo chọn từ thư viện ảnh của máy; đây là logo hiện trên ứng dụng của toàn bộ nhân viên.
• Màu giao diện chọn trong bộ màu định sẵn, chia hai nhóm Chuyên nghiệp và Màu ấm. Bấm chấm màu để chọn, bấm lại chấm đang chọn để trở về màu mặc định. Lưu xong màn hình đổi màu ngay; nhân viên khác nhận màu mới khi mở lại ứng dụng.

Nếu không thấy phần màu, nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ đã tắt tính năng chọn màu; phần logo vẫn dùng bình thường.

Những gì vẫn thuộc về web

Công thức lương động, loại đơn từ tuỳ biến, mẫu email, phân quyền chi tiết, máy chấm công và các cấu hình sâu kể trên vẫn nằm ở web admin - có thể mở bằng Safari trên chính chiếc iPad đó khi cần.