Bắt đầu nhanh với Nhân sự
Trang này là đường ngắn nhất để có một hệ thống nhân sự dùng được. Nếu bạn đang thiết lập lần đầu cho cả công ty, xem Lộ trình thiết lập lần đầu để biết phân hệ này nằm ở đâu trong bức tranh chung.
Làm theo thứ tự này
1. Địa điểm làm việc. Vào Nhân sự - Danh mục hệ thống - Văn phòng, khai các nơi nhân viên đến làm. Nếu định cho chấm công bằng điện thoại, phải khai toạ độ và wifi ở đây, vì đó là căn cứ để hệ thống biết ai đang ở công ty. Công ty một địa điểm thì khai một cái là đủ.
2. Phòng ban. Vào Nhân sự - Bộ phận. Dựng theo cây: phòng lớn chứa phòng nhỏ. Với mỗi phòng, nhớ chọn người quản lý. Nếu chưa có ai để chọn thì tạm bỏ trống, sau khi thêm nhân viên ở bước 4 hãy quay lại điền, đừng quên hẳn.
3. Chức danh và các danh mục. Vào Nhân sự - Danh mục hệ thống. Khai chức danh trước, các danh mục khác (loại hợp đồng, quan hệ gia đình, ngân hàng, loại bảo hiểm) đã có sẵn bộ dùng chung, chỉ bổ sung khi công ty bạn có cái đặc thù.
4. Nhân viên. Vào Nhân sự - Nhân viên - Thêm mới. Bắt buộc điền: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức danh, ngày vào làm, địa điểm làm việc. Các phần còn lại (giấy tờ, gia đình, học vấn, tài khoản ngân hàng) bổ sung dần cũng được.
5. Quay lại gán quản lý phòng ban nếu bước 2 còn bỏ trống.
Đến đây phân hệ Nhân sự đã dùng được. Các phần bên dưới thêm vào khi cần.
Việc làm sau, khi cần
| Việc | Khi nào cần | Xem thêm |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | Trước khi tính lương, vì lương lấy dữ liệu từ hợp đồng | Hợp đồng lao động |
| Bảo hiểm | Khi công ty đóng bảo hiểm cho nhân viên | Bảo hiểm |
| Hồ sơ giấy tờ | Khi cần lưu bản chụp căn cước, bằng cấp, hợp đồng ký tay | Hồ sơ và giấy tờ |
| Phụ cấp, tạm ứng | Khi có khoản chi ngoài lương cứng | Phụ cấp, tạm ứng, truy lĩnh |
| Tài sản cấp phát | Khi cần theo dõi máy tính, xe, đồng phục đã giao cho ai | Tài sản và cấp phát |
| Cuộc họp | Khi muốn quản lý lịch họp và phòng họp trong hệ thống | Cuộc họp và phòng họp |
Ba câu hỏi hay gặp
Nhân viên có bắt buộc phải có tài khoản đăng nhập không? Không. Người chỉ chấm công bằng máy thì chỉ cần hồ sơ nhân viên. Chỉ ai cần vào hệ thống mới mời tài khoản.
Người được mời nhận những thư gì? Hai thư: một thư để đặt mật khẩu, và một thư chào mừng nói ngắn gọn phần nào làm trên ứng dụng di động, phần nào làm trên web quản trị, kèm đường dẫn trang Toàn cảnh tính năng. Sửa nội dung hoặc tắt thư chào mừng tại Hệ thống - Mẫu Email, mẫu Chào mừng thành viên mới. Cách tạo tài khoản trực tiếp cho người không có hộp thư thì không gửi thư nào.
Nhập một lúc nhiều nhân viên được không? Được, dùng chức năng nhập theo danh sách ở màn Nhân viên. Chuẩn bị sẵn file theo mẫu hệ thống cung cấp, và nhớ thống nhất mã nhân viên trước khi nhập.
Nhân viên nghỉ việc thì xoá hay giữ? Giữ và đổi trạng thái, đừng xoá. Dữ liệu lương và chấm công các kỳ cũ vẫn cần hồ sơ đó để đối chiếu về sau.