Cuộc họp và phòng họp

Phân hệ này giúp bạn khai báo các phòng họp của công ty, gắn tiện ích cho từng phòng, lên lịch cuộc họp và theo dõi thống kê. Khi tạo cuộc họp, myHRM sẽ báo cho những người được mời, và nếu bật check-in thì nhân viên có thể điểm danh cuộc họp.

myHRM phù hợp với mọi quy mô. Một quán cà phê 5 người có thể chỉ cần một phòng họp chung để họp đầu ca. Một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca hay một tập đoàn nhiều chi nhánh có thể khai nhiều phòng ở nhiều văn phòng, mỗi phòng một cấu hình tiện ích riêng.

Mở phân hệ từ menu Nhân sự. Ở phần trên màn hình có bốn thẻ: Cuộc họp, Phòng họp, Tiện ích, Thống kê. Nên tạo Tiện ích và Phòng họp trước, rồi mới tạo Cuộc họp.

Khai báo phòng họp

Vào thẻ Phòng họp, bấm Tạo mới và điền:

1. Tên phòng (bắt buộc).
2. Văn phòng (bắt buộc): chọn chi nhánh nơi đặt phòng, hoặc tạo nhanh ngay tại đây.
3. Tầng và Sức chứa (người): giúp người đặt biết phòng lớn hay nhỏ.
4. Tiện ích: chọn các tiện ích có sẵn trong phòng (chọn nhiều), hoặc bấm tạo nhanh.
5. Ghi chú: mô tả thêm nếu cần.
6. Phạm vi áp dụng: chọn Tất cả nhân viên hoặc Phòng ban. Nếu chọn Phòng ban, khai tiếp Phòng ban áp dụng để giới hạn phòng chỉ dành cho một số phòng ban.

Danh sách phòng hiển thị tên, văn phòng, tầng, sức chứa, tiện ích và trạng thái hoạt động.

Tiện ích phòng họp

Tiện ích là các trang bị như máy chiếu, tivi, bảng trắng, hệ thống họp trực tuyến. Vào thẻ Tiện ích, bấm Tạo mới, điền Tên tiện ích (bắt buộc) và Mô tả. Sau đó bạn gắn tiện ích vào từng phòng ở bước khai báo phòng họp.

Mẹo: Bạn không bắt buộc phải vào thẻ Tiện ích trước. Ngay trong ô Tiện ích của form phòng họp, bấm tạo nhanh là thêm được tiện ích mới.

Tạo cuộc họp

Vào thẻ Cuộc họp, bấm Tạo mới và khai:

1. Tên cuộc họp (bắt buộc) và Nội dung cuộc họp.
2. Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc (bắt buộc, chọn cả ngày và giờ).
3. Lặp lại lịch họp: Không lặp, Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng, Hàng năm hoặc Tùy chọn. Với Tùy chọn, khai thêm Lặp mỗi bao nhiêu và Chu kỳ (ngày/tuần/tháng/năm). Các kiểu lặp có thể đặt Ngày kết thúc lặp.
4. Liên kết trực tuyến: dán link phòng họp online (Google Meet, Zoom...) nếu họp từ xa.
5. Yêu cầu check-in: bật nếu muốn nhân viên điểm danh cuộc họp. Khi bật sẽ hiện thêm Bắt buộc tham gia, Check-in sớm nhất (phút) và Check-in muộn nhất (phút) để định khung thời gian được điểm danh (mặc định 30 phút).
6. Phòng họp: đặt phòng cho cuộc họp bằng cách chọn một phòng đã khai. Có thể tạo nhanh phòng ngay tại đây.
7. Thêm phòng ban, Khách mời, Chủ trì: chọn phòng ban tham dự, danh sách người được mời và người chủ trì (chọn nhiều).
8. Trạng thái: Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Đã hủy hoặc Hoàn thành.

Sau khi lưu, hệ thống xử lý danh sách người tham dự và gửi thông báo cho họ. Bạn có thể mở lại để sửa; mỗi lần sửa, danh sách tham dự và thông báo được cập nhật.

Người được mời trả lời lời mời ở hai nơi: cặp nút Nhận tham gia / Từ chối ngay trong thông báo trên web, hoặc màn Chi tiết cuộc họp trên ứng dụng di động. Câu trả lời hiện lại trong danh sách khách mời để người tổ chức biết ai dự, ai vắng.

Thống kê cuộc họp

Vào thẻ Thống kê để xem tổng quan. Phần đầu trang hiển thị Tổng số cuộc họp và Tổng thời gian họp (quy ra giờ, phút). Bảng bên dưới liệt kê từng cuộc họp kèm thời gian, người tạo, thời lượng (phút), phòng họp và số người tham gia.

Dùng bộ lọc để thu hẹp: khoảng Từ ngày / Đến ngày, Phòng ban, Phòng họp và Loại cuộc họp (có check-in, không check-in, hoặc họp trực tuyến). Nhờ đó bạn nắm được tần suất họp và phòng nào được dùng nhiều.