Quản lý nhân viên

Hồ sơ nhân viên lưu toàn bộ thông tin của một người trong công ty, từ thông tin cá nhân, công việc, giấy tờ cho tới lương thưởng và tài sản. Dù bạn quản lý một quán cà phê 5 người hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca ở nhiều phòng ban, cách làm đều giống nhau: tạo hồ sơ một lần, rồi bổ sung dần các mảng thông tin khi cần.

Vào Nhân sự -> Nhân viên để mở danh sách nhân viên.

Xem và tìm nhân viên

Danh sách hiển thị các cột: tên nhân viên (kèm ảnh), Chức vụ, Số điện thoại, Trạng thái và Ngày vào làm. Trạng thái được tô màu để nhìn nhanh. Bạn có thể lọc theo Phòng ban, Chức vụ hoặc Trạng thái ở góc bảng, hoặc gõ tên/mã nhân viên vào ô tìm kiếm để tra nhanh, kể cả khi công ty có hàng nghìn người.

Thêm hồ sơ nhân viên mới

Ở màn Nhân viên, bấm Tạo mới.
Điền các nhóm thông tin (xem bên dưới). Chỉ Họ và tên là bắt buộc, phần còn lại điền được đến đâu điền đến đó.
Bấm Tạo để lưu.

Các nhóm thông tin trong hồ sơ

Thông tin cá nhân: Họ và tên, Mã nhân viên, Email, Số điện thoại, Ngày sinh, Giới tính, số điện thoại cá nhân và tình trạng hôn nhân. Nếu công ty bật nhận diện khuôn mặt để chấm công, ở đây có thêm ô Ảnh khuôn mặt (AI), chỉ cần tải lên một lần.
Thông tin công việc: Trạng thái, Loại nhân viên, Phòng ban, Chức vụ, Ngày vào làm và Ngày nghỉ. Ở ba ô Loại nhân viên, Phòng ban, Chức vụ, nếu chưa có giá trị phù hợp bạn bấm Tạo mới ngay trong ô để thêm nhanh mà không cần rời màn hình.
Giấy tờ tùy thân: số CCCD/CMND, nơi và ngày cấp, ngày hết hạn, địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại và thông tin hộ chiếu.
Tài khoản đăng nhập: liên kết hồ sơ với một tài khoản để nhân viên đăng nhập web và ứng dụng (xem mục dưới).

Mẹo: Với công ty đông người, hãy thống nhất quy tắc đặt Mã nhân viên ngay từ đầu để tra cứu và tính lương không bị nhầm.

Hồ sơ chi tiết theo từng mảng

Sau khi lưu, mở lại một nhân viên sẽ thấy các tab phía trên để quản lý sâu hơn. Mỗi tab là một mảng riêng, cập nhật lúc nào cũng được.

Một số mảng có trang hướng dẫn chuyên đề riêng: Hợp đồng (xem Hợp đồng lao động), Hồ sơ & Giấy tờ (xem Hồ sơ và giấy tờ), Bảo hiểm và Bảo hiểm khác (xem Bảo hiểm), Phụ cấp, Tạm ứng, Truy thu truy lĩnh, Danh sách bồi thường (xem Phụ cấp, tạm ứng, truy lĩnh) và Tài sản cấp phát (xem Tài sản). Các mảng còn lại như sau.

Thành viên gia đình

Khai người thân của nhân viên: họ tên, Mối quan hệ (chọn từ danh mục Người phụ thuộc & Gia đình, tạo nhanh được ngay trong ô), năm sinh, giới tính. Gạt Là người phụ thuộc với người đã đăng ký giảm trừ gia cảnh - số người phụ thuộc này tự đổ vào công thức tính thuế TNCN khi chạy lương.

Quá trình công tác

Ghi lại lịch sử làm việc: Nơi công tác, chức vụ, từ ngày - đến ngày. Dùng cho cả quá trình trước khi vào công ty lẫn các lần thay đổi vị trí nội bộ, giúp xem lại con đường công tác của một người ngay trong hồ sơ.

Quá trình đào tạo

Lưu văn bằng, chứng chỉ: Tên văn bằng, số hiệu, Đơn vị đào tạo và Chuyên ngành (chọn từ danh mục Cơ sở đào tạo, Ngành nghề chuyên môn - tạo nhanh được trong ô), kèm Trình độ (đại học, cao đẳng...).

Tài khoản ngân hàng

Khai tài khoản nhận lương: Ngân hàng (chọn từ danh mục), chi nhánh, Số tài khoản, Chủ tài khoản. Một người khai được nhiều tài khoản, gạt Là tài khoản trả lương để chọn tài khoản dùng khi chi lương. Nhân viên cũng có thể tự gửi yêu cầu đổi tài khoản từ ứng dụng, xem mục Yêu cầu cập nhật tài khoản ngân hàng.

Thuế TNCN

Lưu thông tin thuế cá nhân của nhân viên: Mã số thuế, ngày hiệu lực, cơ quan quản lý và trạng thái. Mức giảm trừ và cách tính thuế cấu hình ở phân hệ Lương, xem Chế độ và công thức lương.

Tình trạng sức khoẻ

Ghi nhận các đợt khám sức khoẻ định kỳ: Kỳ khám (tháng/quý/năm), ngày khám, Cơ sở y tế (chọn từ danh mục Khám chữa bệnh), chiều cao, cân nặng và kết luận. Giúp công ty theo dõi lịch khám định kỳ cho người lao động theo quy định.

Loại nhân viên

Loại nhân viên giúp phân nhóm như chính thức, thử việc, thời vụ, cộng tác viên. Cách nhanh nhất là tạo ngay trong ô Loại nhân viên ở phần Thông tin công việc: bấm Tạo mới, nhập tên và lưu. Mỗi loại có thể bật hoặc tắt trạng thái sử dụng.

Tạo tài khoản đăng nhập cho nhân viên

Khi tạo hồ sơ mới, ở mục Tài khoản đăng nhập có công tắc Tạo tài khoản (mặc định bật). Nhập Email/Tên đăng nhập và Mật khẩu (tối thiểu 8 ký tự), hệ thống sẽ tự tạo và gắn tài khoản cho nhân viên đó. Nếu người này đã có sẵn tài khoản, bạn tắt công tắc và chọn tài khoản có sẵn ở ô Tài khoản liên kết. Mỗi tài khoản chỉ gắn được cho một nhân viên.

Mời nhân viên dùng ứng dụng

Nếu muốn nhân viên tự đặt mật khẩu, hãy dùng chức năng mời qua email:

Ở màn Nhân viên, bấm Mời nhân viên.
Nhập danh sách email, mỗi email một dòng (hoặc cách nhau bằng dấu phẩy, khoảng trắng).
Chọn Phòng ban và Vai trò nếu muốn gán sẵn, rồi bấm gửi.

Người mới sẽ nhận email kèm liên kết đặt mật khẩu. Ai đã có tài khoản sẽ được thêm thẳng vào công ty; ai đã là thành viên thì được bỏ qua để tránh trùng. Số lượng thành viên mời được phụ thuộc gói dịch vụ đang dùng.

Lưu ý: Hệ thống chỉ mời qua email, không có mã QR, mã mời hay link tự tham gia. Người mời chính là người có quyền nên lời mời có hiệu lực ngay, không cần duyệt lại.

Lưu ý: Với nhu cầu đưa cả danh sách lớn vào một lần, ví dụ một chuỗi cửa hàng vừa tiếp nhận hàng trăm nhân viên, hãy dùng nút Nhập nhân viên trên màn danh sách để tải lên file CSV theo mẫu có sẵn.

Xoá hồ sơ và dữ liệu riêng tư

Xoá một nhân viên là xoá mềm - hồ sơ vào thùng rác, khôi phục được. Xoá vĩnh viễn thì hệ thống dọn SẠCH mọi dữ liệu liên quan tới người đó ở mọi phân hệ (chấm công, đơn từ, lương, quỹ phép...) và mọi file (ảnh chấm công, giấy tờ, hợp đồng, avatar) - đúng tinh thần bảo vệ dữ liệu cá nhân. Cân nhắc kỹ vì không hoàn tác được; lịch sử lương của người đó cũng mất theo.
File nhạy cảm (giấy tờ, hợp đồng, quyết định lương, ảnh chấm công) được lưu ở vùng riêng tư của máy chủ, chỉ xem được qua đường dẫn có chữ ký ngắn hạn do hệ thống cấp sau khi kiểm tra quyền - không ai mở được bằng URL trần.

Tiếp nhận và nghỉ việc

Trên mỗi dòng nhân viên có nút Thủ tục nhận việc (khi trạng thái là Tiếp nhận hoặc Thử việc) và Thủ tục nghỉ việc (khi đang làm việc hoặc chuẩn bị nghỉ).

Thủ tục nhận việc

Bảng việc cần làm cho người mới: tạo email công ty, cấp thiết bị, đào tạo hội nhập, ký hợp đồng thử việc. Vài ô tự đọc dữ liệu thật để bạn khỏi phải nhớ:

Ô cấp thiết bị hiện số tài sản đã cấp thật ở thẻ Tài sản.
Ô ký hợp đồng cho biết đã ghi nhận hợp đồng hiệu lực chưa.
Dòng Sẵn sàng chấm công báo hai điều kiện sống còn của ngày làm việc đầu tiên: đã đăng ký ảnh khuôn mặt chưa, và đã thuộc nhóm phân ca chưa - chưa phân ca thì người mới không chấm công được.

Làm xong tới đâu tick tới đó, rồi đổi trạng thái sang Thử việc hoặc Đang làm việc.

Nhân viên trúng tuyển từ phân hệ Tuyển dụng (nút Tuyển kèm mời vào hệ thống) tự vào trạng thái Tiếp nhận - mở màn Nhân viên là thấy ngay nút Thủ tục nhận việc cho họ.

Thủ tục nghỉ việc

Bảng việc khi có người nghỉ: thu hồi quyền truy cập, thu hồi thiết bị, bàn giao công việc, phỏng vấn nghỉ việc, kèm đổi trạng thái sang Đang bàn giao / Đã nghỉ việc / Buộc thôi việc.

Thu hồi quyền truy cập hệ thống là thu hồi thật: bật ô này là tài khoản bị gỡ khỏi công ty, không đăng nhập vào công ty này được nữa (bỏ tick thì được khôi phục). Dữ liệu công, lương, hồ sơ vẫn giữ nguyên.
Ô thu hồi thiết bị chỉ tick được khi mọi tài sản đã cấp đều được thu hồi ở thẻ Tài sản.