Khái niệm cơ bản

Trước khi bắt tay vào việc, bạn nên nắm bốn khái niệm nền tảng của myHRM: công ty, thành viên tài khoản, vai trò/phân quyền và nhân viên. Hiểu đúng bốn khái niệm này giúp bạn tổ chức hệ thống gọn gàng, dù bạn đang quản lý một quán cà phê 5 người hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca.

Công ty (đơn vị sử dụng)

Công ty là không gian làm việc riêng của bạn trong myHRM. Mọi nhân viên, chấm công, bảng lương, đơn từ đều nằm gọn trong công ty đó và không lẫn với đơn vị khác. Mỗi công ty có thông tin nhận diện riêng: tên công ty, tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, email và logo, được thiết lập khi khởi tạo tài khoản.

Mỗi công ty có một Chủ sở hữu (người đứng đầu tài khoản), có toàn quyền và là người thiết lập ban đầu cho toàn bộ hệ thống.

Lưu ý: Một công ty có thể là một cửa hàng nhỏ, cũng có thể là một doanh nghiệp nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh với hàng trăm nhân sự. Cách tổ chức bên trong (phòng ban, ca kíp) là do bạn tự dựng.

Thành viên tài khoản

Thành viên tài khoản là người có tài khoản đăng nhập vào hệ thống bằng email và mật khẩu. Chủ sở hữu, cán bộ nhân sự, quản lý ca, kế toán đều là thành viên tài khoản.

Bạn quản lý danh sách này ở Cài đặt → Hệ thống → Quản lý thành viên. Màn hình liệt kê từng thành viên kèm email, vai trò và ngày tham gia. Nhấn nút Đổi vai trò ở cuối mỗi dòng để gán lại vai trò cho một thành viên.

Vai trò và phân quyền

Vai trò quyết định một thành viên tài khoản được xem và làm gì. myHRM có sẵn năm vai trò hệ thống:

Vào Cài đặt → Hệ thống → Quyền quản trị để bật/tắt từng quyền cho mỗi vai trò. Các quyền được gom theo nhóm nghiệp vụ như Nhân sự, Chấm công, Lương, cùng nhóm Hệ thống (Cài đặt, Quyền quản trị, Quản lý thành viên, Kiểm duyệt thiết bị).

Bạn cũng có thể tạo vai trò mới (ví dụ "Trưởng ca", "Quản lý kho"), đổi tên, hoặc khôi phục về mặc định. Vai trò tự tạo khởi đầu bằng bộ quyền giống Nhân viên, sau đó bạn tinh chỉnh thêm.

Mẹo: Với đội đông nhiều tầng quản lý, hãy tạo vai trò riêng cho từng nhóm thay vì cấp toàn quyền cho nhiều người.

Nhân viên (hồ sơ nhân sự)

Nhân viên là hồ sơ nhân sự: một bản ghi lưu thông tin người lao động như họ tên, phòng ban, chức vụ, hợp đồng, thông tin lương. Bạn quản lý hồ sơ này ở Nhân sự → Nhân viên. Đây là dữ liệu để chấm công và tính lương, không phải là tài khoản đăng nhập.

Phân biệt thành viên tài khoản với nhân viên

Đây là điểm dễ nhầm nhất, nên tách bạch rõ:

• Thành viên tài khoản là người đăng nhập được, mang một vai trò để quyết định quyền.
• Nhân viên là hồ sơ nhân sự phục vụ chấm công và lương.

Một hồ sơ nhân viên không bắt buộc phải có tài khoản đăng nhập. Ví dụ, một công nhân nhà máy được quản lý chấm công hộ vẫn cần hồ sơ để tính lương nhưng không cần tài khoản. Ngược lại, khi bạn mời một người qua email, họ trở thành thành viên tài khoản và thường được gắn với hồ sơ nhân viên tương ứng. Nói gọn: vai trò gắn với tài khoản, còn phòng ban và chức vụ gắn với hồ sơ nhân viên.