Quản lý thành viên
Mỗi tài khoản đăng nhập vào hệ thống là một thành viên của công ty. Trang này giúp bạn xem ai đang có mặt trong hệ thống và quyết định mỗi người được làm những gì.
Chỉ chủ công ty hoặc người được cấp quyền quản lý thành viên mới thấy và dùng được các màn dưới đây.
Xem danh sách thành viên
Vào Hệ thống → Quản lý thành viên. Bạn sẽ thấy bảng tất cả người đang thuộc công ty, gồm các cột:
- Thành viên: tên người dùng, kèm chữ cái đầu làm ảnh đại diện.
- Email: địa chỉ email đăng nhập, bấm vào biểu tượng để sao chép nhanh.
- Vai trò: nhãn màu cho biết người đó là Chủ sở hữu, Quản lý, Kế toán, Nhân viên hay Thành viên.
- Ngày tham gia: ngày người đó vào công ty.
- Tư cách thành viên: Đang hoạt động hoặc Đã tắt, cho biết người đó còn vào được công ty hay không.
- Trạng thái: trạng thái tài khoản đăng nhập, xem mục Mở lại tài khoản ở cuối trang.
Gõ tên hoặc email vào ô tìm kiếm để lọc nhanh khi danh sách dài.
Đổi vai trò cho thành viên
Trong bảng thành viên, ở mỗi dòng bấm nút Đổi vai trò (biểu tượng khiên), chọn vai trò mới rồi lưu. Vai trò quyết định người đó truy cập được những phần nào của phần mềm.
Các vai trò có sẵn thường gồm Chủ sở hữu, Quản lý, Kế toán, Nhân viên và Thành viên. Riêng Thành viên là vai trò mặc định và không có quyền gì cho tới khi bạn nâng lên vai trò khác. Đây là chỗ tiếp đất an toàn cho người mới. Bạn không thể tự đổi vai trò của chính mình từ màn này.
Đặt sẵn vai trò và phòng ban cho mọi lời mời
Mở Cài đặt → Quản lý thành viên, bấm nút Cài đặt ở góc phải, popup Mặc định khi mời mở ra, khai một lần:
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Vai trò mặc định | Vai trò gán cho người được mời. Để trống thì hệ thống dùng vai trò Thành viên - không có quyền nào cả |
| Phòng ban mặc định | Phòng ban gán cho người mới. Để trống thì mời mà không gán phòng ban |
Mọi lối mời đều lấy hai giá trị này làm mặc định: màn Mời nhân viên, popup Tuyển ứng viên trên web, và cả nút Tuyển trên ứng dụng di động. Từng lần mời vẫn đổi được trước khi gửi.
Vì sao nên khai: người được mời mà không có vai trò sẽ đăng nhập được nhưng không mở nổi màn nào, kể cả chấm công, và không có gì báo cho bạn biết để vào đây gán tay. Khai sẵn một lần là bịt hẳn đường đó.
Vai trò Chủ sở hữu không đặt làm mặc định được: mời ai cũng thành chủ công ty là chuyện không nên xảy ra do sơ ý.
Tắt hoạt động một thành viên
Khi một người nghỉ dài ngày hoặc tạm thời không được vào hệ thống, đừng gỡ họ khỏi công ty: gỡ là mất vai trò đã gán và họ biến khỏi mọi danh sách. Thay vào đó ở dòng của người đó bấm nút Tắt hoạt động (biểu tượng tạm dừng) rồi xác nhận.
Sau khi tắt:
- Người đó không mở được công ty trên web lẫn ứng dụng di động, dù vẫn đăng nhập được vào tài khoản.
- Họ không nhận thông báo của công ty nữa.
- Vai trò đã gán, hồ sơ và toàn bộ dữ liệu cũ vẫn được giữ nguyên.
- Họ không chiếm suất thành viên trong gói dịch vụ đang dùng.
Dòng của người đã tắt hiện mờ kèm nhãn Đã tắt. Muốn cho vào lại thì bấm nút Bật lại (biểu tượng phát), người đó trở lại đúng vai trò đã có trước đó. Nếu lúc bật lại mà số thành viên đang hoạt động đã kín suất của gói, hệ thống báo Đã đạt giới hạn thành viên và không bật.
Hai trường hợp không tắt được: chính bạn và Chủ sở hữu công ty. Muốn tắt một người đang là chủ thì đổi vai trò của họ trước.
Mở lại tài khoản đã ngưng hoạt động
Thành viên bấm xoá tài khoản trên ứng dụng di động sẽ ngưng hoạt động ngay lập tức: mọi thiết bị đang đăng nhập bị đăng xuất và không đăng nhập lại được. Trong bảng thành viên, người đó mang nhãn Ngưng hoạt động kèm nút Mở lại tài khoản (biểu tượng ổ khoá mở). Bấm xác nhận là người đó đăng nhập lại được như bình thường. Chỉ chủ công ty hoặc người có quyền quản lý thành viên làm được việc này.