Bắt đầu nhanh với Lương

Tin tốt trước: hệ thống đã dựng sẵn một bộ cấu hình lương chạy được ngay theo quy định hiện hành, gồm tỉ lệ bảo hiểm, biểu thuế thu nhập cá nhân, giảm trừ gia cảnh, và hai chế độ lương chính thức với thử việc. Phần lớn công ty chỉ cần chỉnh vài con số cho khớp thực tế, không phải dựng từ đầu.

Điều kiện trước: đã có nhân viên và đã chạy chấm công ít nhất vài ngày để có số liệu thật.

Làm theo thứ tự này

1. Xem qua bộ có sẵn. Vào Lương - Quy chế lương để thấy toàn cảnh: tham số, chế độ lương, cấu hình bảo hiểm, cấu hình thuế. Đọc Tổng quan tính lương một lượt trước khi sửa gì.

2. Sửa mức phụ cấp cho đúng công ty bạn. Vào Tham số tính lương, chỉnh phụ cấp ăn trưa, xăng xe theo mức thực tế. Nếu công ty có phụ cấp khác (điện thoại, trách nhiệm, chuyên cần), tạo tham số mới ở đây trước, rồi mới đưa vào công thức ở bước sau.

3. Kiểm tra cấu hình bảo hiểm và thuế. Hai màn Cấu hình Bảo hiểm và Cấu hình thuế TNCN đã có sẵn mức theo luật. Chỉ cần xác nhận mức đang có còn đúng tại thời điểm bạn triển khai. Hai màn này có ngày hiệu lực, nên khi nhà nước đổi mức thì thêm bản ghi mới chứ đừng sửa đè, như vậy lương các kỳ cũ vẫn giữ đúng số đã trả.

4. Xem lại chế độ lương. Nếu cách tính của bạn giống chuẩn thì bỏ qua. Khác chuẩn (tính theo giờ, có thưởng doanh số, có hệ số đánh giá) thì sửa hoặc tạo chế độ mới. Xem Chế độ và công thức lương. Không quen viết công thức thì dùng Trợ lý AI cho lương: mô tả bằng tiếng Việt, hệ thống sinh công thức và tự kiểm tra trước khi bạn lưu.

5. Khai hợp đồng và mức lương cho từng nhân viên. Mỗi người phải có hợp đồng còn hiệu lực trỏ tới một chế độ lương. Thiếu bước này thì lúc tính lương hệ thống sẽ báo lỗi rõ tên người còn thiếu. Xem Hợp đồng lao động.

6. Tính thử trước khi tính thật. Đây là bước quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Trong Quy chế lương có thẻ Mô phỏng lương: tính thử một người mà không ghi vào dữ liệu, cho phép tự nhập số công, giờ tăng ca, ngày nghỉ.

Hãy mô phỏng ít nhất bốn trường hợp rồi đối chiếu với bảng lương cũ của bạn:

• Một người đi làm đủ công.
• Một người nghỉ giữa tháng hoặc mới vào giữa tháng.
• Một người đang thử việc.
• Một người có người phụ thuộc (để kiểm phần giảm trừ thuế).

7. Khi số đã khớp, tạo kỳ lương và tính thật. Xem Bảng lương và tính lương. Trước khi chốt kỳ, chạy Soát bất thường bảng lương để hệ thống chỉ ra những phiếu có dấu hiệu lạ.

Ba hình thức trả lương, chọn đúng cái mình cần

Bốn câu hỏi hay gặp

Một dòng trong phiếu lương ra số 0, tại sao? Hầu như luôn là công thức của dòng đó có vấn đề: quên bọc tên biến trong dấu ngoặc vuông, gõ sai tên, hoặc dùng tham số chưa tồn tại. Mở công thức và bấm nút kiểm tra, hệ thống sẽ chỉ ra chỗ sai.

Muốn sửa số cho riêng một người ở một kỳ? Dùng màn Biến động lương, đừng sửa công thức chung. Chỉ kỳ đang ở trạng thái nháp mới sửa được.

Số công trong bảng lương không khớp với bảng chấm công? Kiểm ba thứ theo thứ tự: lịch nghỉ lễ đã khai chưa, đơn nghỉ phép đã duyệt chưa, và đơn tăng ca đã duyệt chưa. Giờ tăng ca không có đơn duyệt thì không được tính tiền.

Đã trả lương rồi mới phát hiện sai thì làm sao? Đừng sửa kỳ đã chốt. Xử lý phần chênh lệch bằng truy thu hoặc truy lĩnh ở kỳ sau, như vậy sổ sách vẫn khớp với số tiền thực chuyển.