Hợp đồng lao động

myHRM giúp bạn lưu và theo dõi hợp đồng lao động của từng nhân viên: loại hợp đồng, số hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày hết hạn, mức lương cơ bản và hợp đồng nào đang có hiệu lực. Dù bạn quản lý một quán cà phê 5 người hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca, mọi hợp đồng đều được gom về một chỗ, tra cứu và gia hạn dễ dàng.

Chuẩn bị danh mục Loại hợp đồng

Trước khi tạo hợp đồng cho nhân viên, nên khai báo sẵn các loại hợp đồng doanh nghiệp thường dùng. Vào Nhân sự → Danh mục hệ thống → Loại hợp đồng, bấm Tạo mới và điền:

Tên hợp đồng: tên hiển thị, ví dụ "HĐLĐ xác định thời hạn 12 tháng".
Mã hợp đồng: mã ngắn để tra cứu (không bắt buộc).
Loại hợp đồng: chọn trong danh sách có sẵn - Thử việc, Xác định thời hạn, Không xác định thời hạn, Thời vụ, Học việc, Thuê ngoài, Cộng tác viên. Nếu chưa có loại phù hợp, bấm để thêm loại mới ngay tại chỗ.
Thời hạn (tháng): số tháng mặc định của loại hợp đồng, ví dụ 12 hoặc 24.
Mẫu hợp đồng (Word): tải lên file mẫu Word hoặc PDF để dùng lại nhiều lần.
Ghi chú và công tắc Kích hoạt: tắt công tắc nếu tạm ngưng dùng loại này.

Mẹo: Khai báo loại hợp đồng một lần rồi tái sử dụng cho toàn bộ nhân sự sẽ giúp báo cáo và lọc dữ liệu nhất quán, nhất là khi số lượng nhân viên lớn và nhiều phòng ban.

Tạo hợp đồng cho nhân viên

Vào Nhân sự → Hợp đồng, bấm Tạo mới và điền các trường:

Nhân viên: chọn người ký hợp đồng (chỉ hiện nhân viên thuộc công ty của bạn).
Số hợp đồng: số hoặc ký hiệu trên bản hợp đồng giấy.
Loại hợp đồng: Thử việc, Xác định thời hạn hoặc Không xác định thời hạn.
Hợp đồng hiện tại: bật khi đây là hợp đồng đang có hiệu lực của nhân viên.
Ngày bắt đầu (bắt buộc) và Ngày kết thúc.
Lương cơ bản: mức lương ghi trên hợp đồng (đơn vị đồng).
Ghi chú: các điều khoản hoặc lưu ý riêng.

Bấm Lưu để hoàn tất. Một nhân viên có thể có nhiều hợp đồng theo thời gian; khi gia hạn, hãy tạo bản mới và bật Hợp đồng hiện tại cho bản mới nhất.

Lưu ý: Với hợp đồng Không xác định thời hạn, để trống Ngày kết thúc. Với hợp đồng có thời hạn, luôn nhập Ngày kết thúc để hệ thống theo dõi được hạn hợp đồng.

Theo dõi thời hạn và nhắc hết hạn

Màn Hợp đồng hiển thị cột Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, loại hợp đồng (gắn nhãn màu) và cột Hiện tại. Bạn có thể bấm tiêu đề cột Ngày kết thúc để sắp xếp, đưa các hợp đồng sắp đến hạn lên đầu để chủ động gia hạn hoặc ký mới trước khi hết hiệu lực. Ô tìm kiếm cho phép tra nhanh theo tên hoặc mã nhân viên và số hợp đồng, rất tiện khi doanh nghiệp có hàng trăm hợp đồng đang chạy song song.

Sửa, xoá và khôi phục

Sửa: bấm biểu tượng sửa ở cuối dòng, cửa sổ trượt ra để cập nhật rồi Lưu.
Xoá: hợp đồng xoá sẽ vào thùng rác, không mất hẳn.
Khôi phục: mở bộ lọc Đã xoá để xem lại và khôi phục, hoặc xoá vĩnh viễn khi chắc chắn.

Nhân viên thường chỉ xem được hợp đồng của chính mình; cán bộ nhân sự có quyền phù hợp mới xem và quản lý hợp đồng của toàn công ty.