Chấm công khuôn mặt và QR

Ngoài chấm công theo vị trí và WiFi, myHRM còn hỗ trợ hai phương thức nâng cao: nhận diện khuôn mặt bằng AI để chống chấm công hộ, và mã QR hiển thị tại quầy để nhân viên quét khi vào ca. Bạn có thể dùng một trong hai, hoặc kết hợp cả hai, tùy nhu cầu. Một quán cà phê 5 nhân viên có thể chỉ cần mã QR đặt ở quầy thu ngân, trong khi một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca thường bật thêm nhận diện khuôn mặt để bảo đảm đúng người, đúng ca.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Tính năng này so sánh ảnh selfie lúc chấm công với ảnh chân dung nhân viên đã đăng ký. Nếu độ tương đồng đạt ngưỡng, hệ thống mới cho chấm công. Nhờ vậy nhân viên không thể nhờ người khác chấm công thay.

myHRM dùng dịch vụ AWS Rekognition và theo mô hình mỗi công ty tự cắm tài khoản AWS của mình (giống như tự sắm máy chấm công), chi phí gọi AI tính vào tài khoản AWS của công ty bạn.

Bật và kết nối AWS

1. Vào Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Nhận diện AI.
2. Bật công tắc Bật Nhận diện khuôn mặt. Khi bật, phần cấu hình AWS sẽ hiện ra.
3. Ở mục Cấu hình AWS Rekognition, điền AWS Access Key ID và AWS Secret Access Key lấy từ tài khoản AWS của bạn.
4. Chọn AWS Region gần nhất, ví dụ Singapore (ap-southeast-1) cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
5. Đặt Ngưỡng khớp tối thiểu (%). Mặc định 80% là hợp lý. Đặt quá cao (trên 95%) dễ bị từ chối nhầm do ánh sáng hoặc góc chụp.
6. Bấm Lưu.

Chưa có khoá AWS thì xem Kết nối AWS cho nhận diện khuôn mặt: trang đó hướng dẫn từng bước cách tạo khoá trên Amazon, kể cả khi bạn chưa dùng Amazon bao giờ, kèm cách tính chi phí và cách xử lý khi bị từ chối nhầm. Chi phí tham khảo khoảng 25.000 đồng cho 1.000 lần so sánh, và Amazon miễn phí 5.000 lượt mỗi tháng trong 12 tháng đầu.

Đăng ký khuôn mặt và chấm công

1. Vào hồ sơ từng nhân viên, mở tab Khuôn mặt và tải lên ảnh chân dung rõ mặt.
2. Khi vào ca, nhân viên mở ứng dụng di động, chọn Khuôn mặt, chụp selfie.
3. AI so sánh selfie với ảnh đã đăng ký. Nếu đạt ngưỡng, hệ thống ghi nhận chấm công; nếu không, nhân viên chụp lại.

Chấm công bằng mã QR

Phương thức này phù hợp khi bạn muốn đặt một màn hình (máy tính bảng, màn hình tại quầy) để nhân viên quét mã khi vào và ra ca. Mã QR tự đổi mới liên tục nên không thể chụp lại gửi cho người vắng mặt.

Mã do chính hệ thống của bạn tạo ra và hiển thị, không gửi qua dịch vụ vẽ mã nào bên ngoài. Nội dung bên trong mã cũng chỉ là một chuỗi ngẫu nhiên có hạn dùng ngắn, nên người quét bằng ứng dụng chụp ảnh thông thường sẽ không đọc được thông tin gì và cũng không chấm công được - phải quét bằng ứng dụng myHRM.

Hiển thị màn QR tại quầy

1. Vào phân hệ Chấm công và mở màn QR Check-in (màn hiển thị mã QR).
2. Nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chọn phòng ban cần hiển thị để mã gắn đúng bộ phận. Bỏ trống nếu dùng chung cho toàn công ty.
3. Bật chế độ toàn màn hình để đặt cố định như một trạm chấm công (kiosk) tại cửa hàng, xưởng sản xuất hoặc lối vào văn phòng.
4. Mã sẽ tự làm mới theo chu kỳ. Bạn cũng có thể bấm Làm mới để sinh mã mới ngay.

Nhân viên quét mã

1. Nhân viên mở ứng dụng myHRM trên điện thoại, chọn chức năng quét QR.
2. Hướng camera vào mã trên màn hình tại quầy.
3. Hệ thống ghi nhận giờ vào hoặc giờ ra ngay khi quét thành công.

Mẹo: Với chuỗi nhiều chi nhánh hoặc nhà máy nhiều lối vào, hãy đặt mỗi màn QR theo phòng ban hoặc điểm ra vào riêng để báo cáo chấm công phản ánh đúng nơi làm việc của từng người.

Máy chấm công vân tay (ZKTeco, Hikvision)

Công ty đã có máy chấm công vật lý thì nối thẳng máy vào hệ thống, máy tự đẩy dữ liệu lên, không phải xuất nhập file.

Khai máy trên hệ thống

1. Vào Nhân sự → Chi nhánh / Văn phòng, mở văn phòng đặt máy, tới mục Thiết bị chấm công và bấm Thêm thiết bị: nhập tên máy, số Serial (SN) in ở mặt sau máy, IP và vị trí đặt.
2. Lưu lại - hệ thống sinh cho máy một Push URL mang khoá riêng của máy đó. Mở lại thiết bị vừa lưu để sao chép URL này.

Cấu hình trên máy

Trên máy chấm công vào Settings → Cloud Server / ADMS: dán Push URL vừa sao chép (giữ nguyên cả phần khoá), khai port theo mạng của bạn và bật Domain Name. Máy đẩy dữ liệu không kèm khoá sẽ bị từ chối và lượt chấm không được ghi.

Điều kiện để ghép đúng người, đúng ca

• Mã chấm công của nhân viên khai trên máy phải trùng mã nhân viên trên hệ thống.
• Lượt chấm máy đẩy lên được xử lý định kỳ và tự ghép vào ca của từng người trong ngày, kể cả ngày nhiều ca hay ca qua đêm.
• Trong Phân ca làm việc, kịch bản checkin của nhóm phải chọn hình thức Máy chấm công; văn phòng chưa khai thiết bị nào sẽ không chọn được hình thức này.

Trong màn Thiết bị chấm công có nút Hướng dẫn nhắc lại đủ các bước trên.

Nên chọn phương thức nào

Bạn có thể bật đồng thời cả hai: nhân viên quét QR để xác định địa điểm và ca, đồng thời xác minh khuôn mặt để bảo đảm đúng người.