Bắt đầu nhanh với Chấm công
Chấm công là phân hệ nhiều lựa chọn nhất, nên dễ sa đà. Trang này chỉ ra con đường ngắn nhất để nhân viên chấm công được ngay hôm nay, rồi mới tinh chỉnh dần.
Điều kiện trước: đã có danh sách nhân viên và địa điểm làm việc. Nếu chưa, xem Bắt đầu nhanh với Nhân sự.
Đường ngắn nhất
1. Kiểm tra ca làm việc. Hệ thống đã tạo sẵn một ca hành chính 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, nghỉ trưa một tiếng. Công ty làm giờ hành chính thì bỏ qua bước này, không cần dựng gì thêm. Làm theo ca kíp thì vào Chấm công - Thiết lập chấm công - Ca làm việc dựng thêm. Xem Ca làm việc và xếp ca.
2. Nhóm lịch làm việc. Gán ca vào các ngày trong tuần và gắn địa điểm áp dụng. Nhân viên thuộc nhóm nào thì hưởng lịch của nhóm đó. Công ty làm thứ Hai đến thứ Sáu thì một nhóm là đủ; có ca cuối tuần hoặc nhiều chi nhánh giờ khác nhau thì tách nhóm.
3. Lịch nghỉ lễ. Vào Chấm công - Ngày lễ, khai các ngày nghỉ trong năm. Đừng bỏ qua: không khai thì ngày Tết bị tính là vắng mặt và lương tháng đó hụt đúng mấy ngày nghỉ. Xem Ngày lễ và lịch nghỉ.
4. Chọn cách chấm công. Xem Chấm công khuôn mặt và QR để chọn hình thức phù hợp:
| Cách | Hợp với | Cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Vị trí (GPS) | Nhân viên đi thị trường, công trình | Địa điểm có toạ độ |
| Wifi công ty | Văn phòng cố định | Tên wifi khai trong địa điểm |
| Mã QR | Cửa hàng, quán ăn, nơi đông người vào ca cùng lúc | Màn hình hoặc máy tính bảng đặt ở quầy |
| Khuôn mặt | Nơi cần chống chấm công hộ | Tài khoản dịch vụ nhận diện riêng, xem trang phương thức chấm công |
| Máy chấm công | Nhà máy, nơi đã có sẵn máy vân tay | Máy hỗ trợ đẩy dữ liệu, liên hệ đơn vị triển khai |
5. Cho vài người chấm thử trên điện thoại, kiểm tra dữ liệu về đúng trong bảng chấm công.
Đến đây nhân viên đã chấm công được. Hai bước dưới nên làm trong tuần đầu.
Hai việc nên làm trong tuần đầu
Quỹ phép và loại nghỉ. Vào Chấm công - Thiết lập chấm công, khai các loại nghỉ và quan trọng nhất là loại nào được hưởng lương, vì phần này chảy thẳng vào bảng lương. Xem Nghỉ phép.
Cấu hình duyệt đơn. Khai ai duyệt loại đơn nào. Không khai thì mọi đơn dồn hết về chủ sở hữu. Xem Duyệt đơn và báo cáo chấm công.
Người được hệ thống chỉ định duyệt thì duyệt được ngay, không cần cấp thêm quyền gì. Nhưng không ai tự duyệt đơn của chính mình, trừ khi bạn bật công tắc cho phép trong cấu hình.
Bốn câu hỏi hay gặp
Nhân viên quên chấm công thì sao? Họ gửi đơn làm bù, quản lý duyệt. Xem Làm bù và làm việc từ xa.
Nhân viên ở lại muộn có được tính tăng ca không? Không tự động. Hệ thống ghi nhận giờ ở lại nhưng chỉ trả tiền tăng ca theo đơn đã duyệt. Đây là chủ ý để tránh trả tiền cho mọi phút nán lại. Xem Tăng ca.
Đổi ca giữa tháng được không? Được nhưng nên tránh: dữ liệu chấm công đã ghi không tự tính lại theo cấu hình mới. Nếu buộc phải đổi, hãy đổi vào đầu kỳ.
Một người làm nhiều ca trong ngày thì sao? Hệ thống hỗ trợ, mỗi ca là một thẻ riêng trong ngày. Xếp đủ các ca vào lịch làm việc của họ là được.