Tuyển dụng

Phân hệ Tuyển dụng giúp công ty quản lý trọn vòng tuyển người: đăng tin, gom ứng viên về một chỗ, đưa từng người qua các bước sàng lọc - phỏng vấn - đề nghị, và khi trúng tuyển thì mời thẳng vào hệ thống bằng đúng luồng mời nhân sự sẵn có.

Cả phân hệ nằm trong HRM → Tuyển dụng.

Tạo tin tuyển dụng

Vào HRM → Tuyển dụng, bấm Tạo mới.

1. Thông tin tin tuyển dụng: nhập Vị trí tuyển dụng (ví dụ "Kỹ sư Backend"), chọn Bộ phận và Nơi làm việc nếu có, chọn Hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng thời vụ, thực tập), khai Mức lương dạng chữ tự do (ví dụ "12-18 triệu" hoặc "Thoả thuận"), Số lượng cần tuyển và Hạn nộp hồ sơ.
2. Nội dung tin: soạn Mô tả công việc, Yêu cầu ứng viên và Quyền lợi bằng trình soạn thảo.
3. Trạng thái tin: chọn một trong ba:
   • Bản nháp: đang soạn, chưa dùng.
   • Đang tuyển: tin đang mở nhận ứng viên.
   • Đã đóng: đã tuyển đủ hoặc ngừng tuyển.

Tin đã có ứng viên thì không xoá được - hãy chuyển sang Đã đóng. Đó là dữ liệu tuyển dụng thật, xoá đi là mất lịch sử.

Thêm và quản lý ứng viên

Ứng viên nhận được qua email, giấy tờ hay giới thiệu đều nhập vào HRM → Tuyển dụng → Ứng viên, bấm Tạo mới: chọn tin tuyển dụng, nhập họ tên, email, số điện thoại, đính kèm CV (PDF, Word hoặc ảnh) và thư giới thiệu nếu có.

Một email chỉ ứng tuyển được một lần cho mỗi tin - hệ thống tự chặn nộp trùng.

CV được lưu trong kho tệp riêng tư của công ty: chỉ người có quyền xem ứng viên mở được, qua đường liên kết có hạn. Bấm nút CV ở danh sách để xem.

Quy trình 6 bước

Mỗi ứng viên đi qua quy trình cố định:

Dùng nút Chuyển bước ở danh sách ứng viên để đưa hồ sơ đi tiếp. Mỗi lần chuyển đều ghi lại thời điểm, nên nhìn hồ sơ là biết ứng viên đứng ở bước nào từ bao giờ.

Trúng tuyển và mời vào hệ thống

Bước Trúng tuyển không chọn được ở ô chuyển bước - nó đi qua nút Tuyển riêng, vì trúng tuyển thường kèm việc tạo tài khoản cho người mới:

1. Ở danh sách ứng viên, bấm Tuyển trên dòng của ứng viên.
2. Giữ bật Mời vào hệ thống qua email, chọn Bộ phận (mặc định lấy theo bộ phận của tin tuyển dụng) và Vai trò trong công ty.
3. Bấm xác nhận. Hệ thống tạo tài khoản, gửi email cho ứng viên tự đặt mật khẩu - đúng luồng mời nhân sự sẵn có - và hồ sơ nhân sự được tạo tự động với họ tên, số điện thoại lấy từ hồ sơ ứng tuyển.

Vai trò quyết định người mới xem và làm được gì sau khi đăng nhập. Không khai thì họ rơi vào vai trò Thành viên - vai trò này cố ý không có quyền nào, dành cho người lạ tự đăng ký, nên người vừa tuyển sẽ đăng nhập được mà không mở nổi màn nào, kể cả chấm công. Ô này để sẵn vai trò mặc định của công ty (xem mục dưới) và bạn đổi được từng lần. Vai trò Chủ doanh nghiệp không nằm trong danh sách - trao quyền cao nhất phải làm có chủ đích ở Cài đặt → Quyền quản trị.

Nếu gói đăng ký đã hết chỗ thành viên, hệ thống báo ngay và không đánh dấu trúng tuyển, để bạn nâng gói hoặc chọn tuyển mà không gửi lời mời.

Hồ sơ mới vào trạng thái Tiếp nhận: mở màn Nhân viên là thấy nút Thủ tục nhận việc cho người này - checklist tạo email, cấp thiết bị, đào tạo hội nhập, ký hợp đồng thử việc. Xem trang Nhân viên, mục "Tiếp nhận và nghỉ việc".

Nếu chỉ muốn ghi nhận trúng tuyển mà chưa cấp tài khoản (ví dụ ứng viên tháng sau mới nhận việc), tắt công tắc mời rồi xác nhận; lúc cần thì mời qua Nhân viên → Mời nhân viên như bình thường.

Nút Tuyển cần quyền riêng Tuyển ứng viên và mời vào hệ thống - mặc định chỉ Chủ doanh nghiệp và Quản lý có. Phân quyền chi tiết ở Cài đặt → Quyền quản trị, nhóm Tuyển dụng.

Trên ứng dụng di động

Người có quyền xem ứng viên sẽ thấy ô Tuyển dụng trong phần Tiện ích của ứng dụng myHRM: xem danh sách ứng viên theo bước, mở CV, gọi điện thẳng cho ứng viên và chuyển bước ngay trên điện thoại. Chủ doanh nghiệp cũng nhận thông báo trên app mỗi khi có ứng viên mới.

Ứng dụng còn có dải lọc theo thời gian nộp hồ sơ (7, 30, 90 ngày) và mỗi hồ sơ hiện ngày ứng tuyển, để nhìn danh sách là biết ngay ai mới nộp.

Nút Tuyển cũng làm được ngay trên điện thoại: bấm vào sẽ hỏi đủ mời qua email, bộ phận và vai trò y như trên web, rồi tạo tài khoản và dựng hồ sơ nhân sự. Nút chỉ hiện với người có quyền Tuyển ứng viên và mời vào hệ thống.

Đặt sẵn vai trò và bộ phận cho mọi lời mời

Mở Cài đặt → Quản lý thành viên, bấm nút Cài đặt ở góc phải - popup Mặc định khi mời mở ra, khai một lần Vai trò mặc định và Bộ phận mặc định. Từ đó cả màn Mời nhân viên lẫn popup Tuyển ứng viên (trên web và trên ứng dụng) đều điền sẵn hai ô này - vẫn đổi được trước khi gửi.

Khai sẵn ở đây là cách chắc chắn nhất để không ai lọt vào hệ thống với vai trò không có quyền nào.

Câu hỏi thường gặp

Trang tuyển dụng công khai cho ứng viên tự nộp hồ sơ đâu? Đang được phát triển. Hiện tại ứng viên gửi hồ sơ qua email hoặc kênh tuyển dụng của công ty, còn nhân sự nhập vào hệ thống để quản lý theo quy trình.

Tuyển nhầm người thì sao? Ứng viên đã trúng tuyển không đổi bước được nữa. Tài khoản đã mời thì quản lý ở màn Nhân viên như một nhân sự bình thường (nghỉ việc thì làm thủ tục nghỉ việc).