Tài sản và cấp phát

myHRM giúp bạn quản lý toàn bộ tài sản của doanh nghiệp và theo dõi ai đang giữ cái gì, giữ từ bao giờ, tình trạng ra sao. Dù bạn điều hành một quán cà phê 5 người với vài bộ đồng phục và máy pha, hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca với hàng nghìn máy móc, công cụ và thiết bị bảo hộ, mọi tài sản đều được gom về một chỗ để cấp phát, thu hồi và tính bồi thường khi mất mát.

Danh mục tài sản

Trước khi khai báo tài sản, nên phân nhóm để dễ tra cứu. Vào phần Nhân sự, mở màn Danh mục tài sản, bấm Tạo mới và điền:

Tên danh mục: ví dụ "Thiết bị công nghệ", "Đồng phục", "Công cụ bếp", "Máy móc sản xuất" hay "Xe đưa đón".
Công tắc Kích hoạt: bật để danh mục dùng được, tắt khi tạm ngưng.

Màn danh sách hiển thị cột số lượng tài sản thuộc mỗi danh mục, giúp bạn nhìn nhanh cơ cấu tài sản của công ty.

Khai báo tài sản

Vào Nhân sự → Tài sản, bấm Tạo mới và điền:

Tài sản: tên tài sản (bắt buộc), ví dụ "Laptop Dell", "Áo đồng phục size M", "Máy khoan cầm tay".
Mã tài sản: mã ngắn để tra cứu và quét kho.
Danh mục tài sản: chọn danh mục đã tạo; nếu chưa có, bấm thêm nhanh ngay tại chỗ.
Số serial: số máy hoặc số quản lý riêng của thiết bị.
Giá trị: giá trị tài sản (đơn vị đồng).
Tổng số lượng: số lượng doanh nghiệp đang có, mặc định 1. Với vật tư hàng loạt như đồng phục hay bảo hộ, nhập đúng số lượng thực tế.
Tình trạng: Mới, Tốt, Trung bình hoặc Kém.
Mô tả và công tắc Kích hoạt.

Mẹo: Cột Còn lại trên màn Tài sản được tính tự động bằng Tổng số lượng trừ đi số đã cấp phát. Cột này gắn nhãn xanh khi còn hàng, đỏ khi đã cấp hết, nên bạn luôn biết còn bao nhiêu để giao tiếp.

Cấp phát tài sản cho nhân viên

Cách gọn nhất là cấp phát ngay trên hồ sơ nhân viên. Vào Nhân sự → Nhân viên, mở một nhân viên, chọn tab Tài sản cấp phát, bấm Tạo mới và điền:

Tài sản: chọn tài sản; hệ thống hiện dòng gợi ý "Còn lại: N" để bạn biết số còn cấp được.
Số lượng, Ngày cấp phát (mặc định hôm nay).
Trạng thái: để Đã cấp phát.
Tình trạng khi cấp phát (mặc định Tốt) và Ghi chú.

Nếu số lượng vượt quá số còn lại, myHRM sẽ chặn và báo "Chỉ còn lại N", tránh cấp khống. Muốn xem toàn bộ tài sản đã cấp trong công ty, vào Quản lý thông tin → Cấp phát tài sản, tại đây có bộ lọc theo trạng thái và ô tìm theo tên hoặc mã nhân viên, tên hoặc mã tài sản.

Thu hồi và bồi thường

Trên tab Tài sản cấp phát của nhân viên, mỗi dòng đang giữ có nút Thu hồi. Bấm vào, chọn Ngày thu hồi, Trạng thái (Đã thu hồi, Hư hỏng hoặc Bị mất) và ghi Tình trạng khi thu hồi. Khi thu hồi xong, số Còn lại của tài sản tự tăng lại.

Nếu trạng thái là Hư hỏng hoặc Bị mất, hệ thống nhắc bạn lập phiếu bồi thường. Bấm Tạo bồi thường và điền:

Giá trị tài sản lúc hư hỏng và Mức bồi thường.
Hình thức bồi thường: Trừ lương, Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
Thời gian hết hạn để theo dõi thu hồi công nợ.

Theo dõi và phân quyền

Trạng thái cấp phát được gắn nhãn màu (Đã cấp phát, Đã thu hồi, Hư hỏng, Bị mất) để lọc và tổng hợp nhanh. Nhân viên chỉ xem được tài sản chính mình đang giữ; cán bộ nhân sự có quyền phù hợp mới xem và quản lý tài sản của toàn công ty. Bản ghi bị xoá vào thùng rác, mở bộ lọc Đã xoá để khôi phục hoặc xoá vĩnh viễn khi chắc chắn.