Nghỉ phép

myHRM quản lý nghỉ phép theo ba phần: bạn thiết kế các loại nghỉ phép (quỹ phép), theo dõi số dư phép của từng người, và xử lý đơn xin nghỉ khi nhân viên gửi lên. Cách này chạy tốt cho một quán cà phê 5 người chỉ cần vài loại phép đơn giản, lẫn một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca hay công ty nhiều phòng ban cần phép năm, phép thâm niên và cộng dồn theo luật.

Nghỉ đúng một ca trong ngày

Ngày chia nhiều ca mà nhân viên chỉ nghỉ một ca thì đơn nghỉ có ô Nghỉ ca nào - ô này chỉ hiện khi đơn gói trong một ngày và ngày đó có nhiều hơn một ca.

• Bỏ trống là nghỉ trọn ngày, đúng như trước nay.
• Chọn một ca thì hệ thống trừ đúng công của ca đó. Ngày ba ca khai 0,3 - 0,3 - 0,4 công, nghỉ ca tối thì trừ 0,4 ngày phép và cộng 0,4 công phép vào lương, chứ không phải nửa ngày ước lượng.
• Chọn nhiều ca cũng được, công cộng lại.

Quản lý nhìn đơn là biết nhân viên nghỉ buổi nào, không phải đoán từ con số 0,5.

Nghỉ một ca rồi vẫn đi làm ca còn lại thì cả hai đều được tính: công chấm của ca đã làm, công phép của ca đã nghỉ. Trước đây ngày nào có chấm công là đơn phép bị bỏ qua cả ngày, người nghỉ nửa buổi mất trắng phần phép đã xin.

Nghỉ theo giờ quy ra công thế nào

Loại nghỉ đặt đơn vị nộp là giờ (thường dùng cho nghỉ bù từ tăng ca) thì đơn khai số giờ, còn bảng lương cần số công. Hệ thống quy đổi theo đúng độ dài ca của người đó ngày đó, không theo một con số cố định:

công nghỉ = số giờ nghỉ / số giờ làm của ngày x công của ngày

Ví dụ, cùng nghỉ 3 giờ:

Giờ nghỉ giữa ca không tính vào độ dài ca: ca 08:00 - 17:00 nghỉ trưa một tiếng là 8 giờ làm, không phải 9.

Vài điều đáng biết:

• Khai nhầm số giờ nhiều hơn độ dài ca cũng chỉ trừ tối đa đúng công của ngày đó, không sinh ra công âm hay công thừa.
• Người chưa được phân ca, hoặc đơn rơi vào ngày họ vốn nghỉ, thì hệ thống lui về quy ước cũ 8 giờ bằng 1 công - vì không có ca nào để làm căn cứ.
• Bảng lương, màn Lịch và Trang chủ trên ứng dụng dùng chung một cách tính, nên ba nơi luôn ra cùng một con số.

Tạo loại nghỉ phép

Vào Chấm công → Nghỉ phép & Lễ tết → Chế độ nghỉ phép, bấm Tạo mới.

1. Thông tin cơ bản: đặt Tên loại ngày nghỉ (ví dụ: Phép năm, Nghỉ ốm, Nghỉ không lương) và Mã. Bật Nghỉ có lương nếu loại phép này được tính vào lương, bật Yêu cầu phê duyệt nếu cần quản lý duyệt trước.
2. Áp dụng theo: chọn Ngày công để không trừ phép vào cuối tuần, ngày lễ, ngày nghỉ của nhân viên; hoặc Ngày lịch để trừ mọi ngày trong khoảng nghỉ.
3. Phạm vi: áp dụng cho tất cả nhân viên, hoặc giới hạn theo phòng ban, theo nhân viên, theo loại nhân viên. Có thể thêm điều kiện thâm niên tối thiểu (tính bằng tháng).
4. Thiết lập ngày phép: chọn Không giới hạn hoặc Có giới hạn; chọn đơn vị quỹ (ngày hoặc giờ) - phép năm theo luật tính bằng ngày, quỹ theo giờ dành cho nghỉ bù từ tăng ca. Với loại có giới hạn, nhập số ngày mỗi năm (mặc định 12 ngày theo Bộ luật Lao động). Có thể bật thêm ngày theo thâm niên (ví dụ mỗi đủ 5 năm cộng 1 ngày), chọn phương pháp lũy kế (cấp trọn đầu kỳ hoặc lũy kế dần theo tháng), và cho cộng dồn ngày nghỉ qua năm. Nhân viên vào giữa năm gặp loại cấp trọn đầu năm sẽ được hệ thống tự cấp bù theo tỉ lệ tháng còn lại vào đầu tháng kế tiếp (vào tháng 3 thì hưởng 10/12 quỹ năm), đúng luật phép theo tỉ lệ tháng làm việc.
5. Thiết lập nộp đơn: đơn vị nộp (theo ngày hoặc theo giờ), số ngày tối thiểu và tối đa mỗi đơn, cho phép nộp đơn quá khứ hay không, và yêu cầu file đính kèm (ví dụ giấy khám bệnh).

Mẹo: Quỹ phép năm 12 ngày cộng thâm niên hợp cho công ty làm hành chính. Quán ăn, cửa hàng thường chỉ cần một loại "Nghỉ không lương" không giới hạn, nộp theo ngày hoặc theo giờ. Nơi xếp 2 ca một ngày: đặt công mỗi ca 0.5 thì "nghỉ 1 ca" khai bằng đơn nửa ngày (0.5) là số công và quỹ phép khớp tự nhiên.

Tạo loại nghỉ phép với AI

Nếu hệ thống đã kết nối AI (quản trị viên cấu hình), màn tạo loại nghỉ phép có thêm nút Tạo với AI: tả loại phép bằng tiếng người ("phép năm 12 ngày có lương, cần duyệt, cộng thâm niên 5 năm thêm 1 ngày"...), AI điền sẵn toàn bộ form theo đúng các mục ở trên để bạn xem lại rồi Lưu. Dưới ô mô tả có dãy câu gợi ý bấm nhanh cho các loại phép thường gặp. AI chỉ điền form, không tự lưu - đọc lại từng ô trước khi bấm Lưu. Không thấy nút nghĩa là hệ thống chưa bật AI, bạn vẫn tạo thủ công bình thường.

Số dư phép

Vào Chấm công → Nghỉ phép & Lễ tết → Quỹ phép năm để xem quỹ của từng người: Tổng số ngày, Ngày sử dụng và Còn lại. Lọc theo năm và theo nhân viên ở phía trên.

• Bấm Điều chỉnh số dư để cộng hoặc trừ tay: nhập số dương để cộng thêm, số âm để trừ bớt, kèm lý do. Mọi điều chỉnh đều được ghi lại.
• Bấm Xem quỹ phép để xem lịch sử biến động của quỹ (cấp phép, sử dụng, điều chỉnh).

Tạo và duyệt đơn xin nghỉ

Nhân viên tự gửi đơn xin nghỉ từ ứng dụng myHRM; cán bộ nhân sự cũng có thể tạo giúp. Một đơn gồm: nhân viên, loại nghỉ phép, ngày bắt đầu và ngày kết thúc (hoặc giờ nếu loại phép nộp theo giờ), lý do, và file đính kèm khi loại phép yêu cầu.

• Tổng số ngày được hệ thống tự tính theo cách "Áp dụng theo" của loại phép, và hiển thị ngay số phép còn lại.
• Đơn nghỉ đúng một ngày phải là 0.5 (nửa ngày) hoặc 1 ngày.
• Quản lý mở danh sách đơn, bấm Duyệt hoặc Từ chối (từ chối bắt buộc nhập lý do). Nhân viên nhận thông báo ngay sau khi đơn được xử lý.
• Một người không gửi được hai đơn phủ lên nhau. Đơn cũ phải bị từ chối hoặc thu hồi thì mới gửi đơn mới cho cùng khoảng thời gian ấy. Nghỉ hai ca khác nhau trong cùng một ngày vẫn là hai đơn hợp lệ, vì chúng không đè lên nhau.

Lưu ý: Nhân viên chỉ sửa được đơn của mình khi đơn còn ở trạng thái chờ duyệt. Người có quyền duyệt có thể chỉnh sửa đơn trước khi quyết định.