Danh mục hệ thống và báo cáo nhân sự
Trang này hướng dẫn hai công cụ nền của phần nhân sự: Danh mục hệ thống (nơi khai báo các danh sách dùng chung như ngân hàng, trường học, quan hệ gia đình, loại hình nhân sự) và Báo cáo nhân sự (bức tranh tổng quan về đội ngũ). Khai báo danh mục một lần, mọi hồ sơ nhân viên về sau chỉ cần chọn lại, không phải gõ tay, tránh sai lệch. Cách làm này phù hợp với cả một quán cà phê 5 người lẫn một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca.
Trung tâm danh mục hệ thống
Vào Nhân sự → Danh mục hệ thống. Đây là trang gom toàn bộ danh mục dùng chung, chia thành các nhóm. Mỗi ô là một danh mục riêng, bấm vào để mở danh sách và Tạo mới từng mục.
Tài nguyên và Vận hành
- Văn phòng: khai báo địa điểm làm việc, kèm toạ độ GPS và cấu hình Wifi phục vụ chấm công theo vị trí.
- Quản lý phòng họp: khai báo phòng họp, tiện ích và lịch sử dụng.
- Tài sản cấp phát: nhóm tài sản của công ty (máy tính, xe, đồng phục...) để cấp phát cho nhân viên.
Danh mục nhân sự
- Hợp đồng lao động: các loại hợp đồng (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn...).
- Chức danh: danh sách chức danh và nhóm chức danh trong tổ chức.
- Loại hình nhân sự: cách phân loại nhân viên (chính thức, thời vụ, cộng tác...).
- Ngân hàng: danh sách ngân hàng dùng cho tài khoản nhận lương.
- Loại Hồ sơ và Giấy tờ: các loại giấy tờ như CCCD, Hộ chiếu, Visa.
- Người phụ thuộc và Gia đình: quan hệ gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, con...) khai trong hồ sơ nhân viên.
- Ngành nghề chuyên môn: danh sách ngành nghề phục vụ quản lý nhân sự.
- Cơ sở đào tạo: danh sách trường, cơ sở đào tạo ghi trong trình độ học vấn.
Bảo hiểm, Y tế và Phúc lợi
- Bảo hiểm: khai báo các loại bảo hiểm áp dụng cho nhân viên.
- Khoản phụ cấp: các loại phụ cấp và chính sách kèm theo.
- Khám chữa bệnh: loại cơ sở y tế, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
Truyền thông nội bộ
- Mẫu lời chúc: mẫu tin nhắn chúc mừng tự hiển thị đúng dịp. Mỗi mẫu chọn loại sự kiện (sinh nhật, kỷ niệm ngày vào làm, ngày lễ), đối tượng theo giới tính (tất cả, nam, nữ), nơi hiển thị và mốc ngày hiển thị. Soạn sẵn nhiều mẫu để hệ thống thay mặt công ty gửi lời chúc cho nhân viên.
Mẹo: Nên khai đầy đủ danh mục ngay khi mới triển khai, trước khi nhập hồ sơ nhân viên. Khi đó form nhập nhân viên sẽ có sẵn danh sách để chọn.
Báo cáo nhân sự
Vào Nhân sự → Báo cáo nhân sự để xem tổng quan đội ngũ theo thời gian thực. Trang tự tổng hợp, không cần thao tác nhập liệu.
Các chỉ số hiển thị:
| Nhóm báo cáo | Nội dung |
|---|---|
| Tổng quan | Tổng số nhân viên, đang làm việc, đang nghỉ phép, đã nghỉ việc |
| Biến động 12 tháng | Số người vào làm và nghỉ việc từng tháng, kèm quân số cuối mỗi tháng |
| Tỉ lệ nghỉ việc | Số người nghỉ trong 12 tháng chia cho quân số bình quân - chỉ số sức khoẻ đội ngũ mà người điều hành cần nhìn đầu tiên |
| Thâm niên trung bình | Số năm gắn bó bình quân của nhân sự đang làm việc |
| Chi phí lương theo tháng | Quỹ lương gộp và thực chi của 12 kỳ lương gần nhất - chỉ hiện với người có quyền xem bảng lương |
| Theo phòng ban | Số nhân viên đang làm việc ở từng phòng ban |
| Theo giới tính | Cơ cấu nam, nữ |
| Theo loại hình làm việc | Phân bổ theo loại hình (chính thức, thời vụ...) |
| Hợp đồng sắp hết hạn | Danh sách hợp đồng đáo hạn trong 30 ngày tới |
| Phân bố độ tuổi | Các nhóm dưới 25, 25 đến 34, 35 đến 44, và 45 trở lên |
Lưu ý: Mục Hợp đồng sắp hết hạn giúp bộ phận nhân sự chủ động gia hạn đúng hạn, tránh để hợp đồng hết hiệu lực. Ở tổ chức lớn nhiều ca kíp, đây là công cụ theo dõi quan trọng.
Báo cáo lấy dữ liệu trực tiếp từ hồ sơ nhân viên, hợp đồng và bảng lương. Vì vậy, hồ sơ càng được cập nhật đầy đủ (giới tính, ngày sinh, phòng ban, loại hình, hợp đồng), báo cáo càng chính xác.
Hai điểm quyết định độ đúng của phần biến động:
- Ngày vào làm là căn cứ đếm người vào và tính thâm niên.
- Ngày nghỉ việc là căn cứ đếm người nghỉ. Làm Thủ tục nghỉ việc và chốt trạng thái Đã nghỉ/Buộc thôi việc thì hệ thống tự điền ngày này nếu hồ sơ đang bỏ trống, nên cứ đi đúng thủ tục là báo cáo tự đúng.