Ngày lễ và lịch nghỉ

Lịch nghỉ giúp myHRM biết những ngày nào cả công ty được nghỉ để không chấm sót công và tính lương cho đúng. Bạn khai báo một lần, hệ thống áp dụng cho mọi nhân sự. Dù là quán cà phê 5 người nghỉ mỗi Chủ nhật, hay nhà máy 500 công nhân chia 3 ca nghỉ theo lịch lễ Tết chung, cách khai báo đều giống nhau.

Vào màn khai báo lịch nghỉ

Trên menu HRM, mở Chấm công, chọn nhóm Nghỉ phép & Lễ tết. Tại đây có hai thẻ: Ngày lễ, tết để khai báo lịch nghỉ, và Tổng hợp nghỉ phép để tra cứu. Bấm vào thẻ Ngày lễ, tết rồi bấm Tạo mới.

Quy tắc quan trọng nhất: lịch nghỉ chỉ chứa NGÀY LỄ

Đọc kỹ mục này trước khi tạo lịch, vì làm sai ở đây gây ra loại lỗi khó tự tìm ra nhất.

Nghỉ hàng tuần thì bỏ tick, không khai vào lịch nghỉ.

Hai lý do nên làm đúng như vậy:

Thứ nhất, lịch nghỉ mạnh hơn phân ca. Nếu bạn khai nghỉ Thứ 7 trong lịch nghỉ rồi sau này cần một bộ phận làm Thứ 7, bạn sẽ tick Thứ 7 trong phân ca, lưu lại, và hệ thống vẫn báo không có ca. Không có thông báo lỗi nào chỉ ra rằng lịch nghỉ đang chặn.

Thứ hai, một lịch chỉ chứa nghỉ cuối tuần sẽ làm bạn mất ngày lễ. Nếu phân ca gắn một lịch chỉ có nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật, thì Tết, 30/4 hay 2/9 không được đánh dấu nghỉ, nhân viên bị coi như phải đi làm những ngày đó. Đây là lỗi rất dễ mắc nếu bạn tạo riêng một lịch cho cuối tuần rồi gắn nhầm nó vào phân ca.

Vì vậy hãy tạo một lịch duy nhất chứa các dịp lễ trong năm và gắn nó cho mọi phân ca. Đơn giản, và không có cách nào hiểu sai.

Ngoại lệ là kịch bản Lịch trình: nó xoay ca theo chu kỳ chứ không tick từng thứ trong tuần, nên muốn nghỉ cuối tuần thì buộc phải khai bằng lịch nghỉ. Khi đó hãy tạo một lịch riêng chứa cả ngày lễ và nghỉ cuối tuần cho nhóm đó, đặt tên nói rõ cả hai phần, ví dụ "Nghỉ lễ và cuối tuần - Tổ vận hành". Tuyệt đối đừng gắn một lịch chỉ có cuối tuần, vì như vậy là bỏ mất ngày lễ.

Bộ phận này nghỉ Chủ nhật, bộ phận kia vẫn phải làm

Tình huống rất thường gặp: văn phòng nghỉ Chủ nhật, nhưng bảo vệ, kho hoặc cửa hàng vẫn trực.

Điểm mấu chốt cần nhớ: lịch nghỉ gắn vào từng phân ca, không phải gắn cho cả công ty. Nên bạn không phải chọn giữa hai bên, chỉ cần tách thành hai phân ca:

Sau đó gán đúng phòng ban hoặc đúng những người thuộc mỗi phân ca. Từ đó văn phòng nghỉ Chủ nhật, bảo vệ vẫn có ca Chủ nhật, hai bên không ảnh hưởng nhau.

Nếu tổ bảo vệ trực cả ngày lễ thì đừng gắn lịch nghỉ nào cho phân ca của họ. Còn muốn họ nghỉ lễ như mọi người nhưng vẫn làm cuối tuần thì cứ gắn đúng lịch nghỉ lễ dùng chung - vì lịch đó không chứa nghỉ cuối tuần, nó không cản họ làm Thứ 7 và Chủ nhật.

Tạo nhóm lịch nghỉ

Ở phần Thông tin chung, nhập:

1. Tên nhóm lịch nghỉ: đặt tên nói đúng nội dung bên trong, ví dụ "Nghỉ lễ Việt Nam 2026". Đừng đặt tên chung chung như "Lịch nghỉ công ty" rồi nhét đủ thứ vào, vì sau này không ai đoán được nó đang chặn những ngày nào.
2. Mã nhóm: mã ngắn để phân biệt, ví dụ "VN2026".

Sau đó khai báo hai loại ngày nghỉ bên dưới.

Khai báo ngày nghỉ lễ

Đây là các dịp cố định trong năm (Tết Dương lịch, Giỗ Tổ, 30/4, 2/9...). Tại phần Cấu hình nghỉ lễ, bấm Thêm nghỉ lễ cho mỗi dịp và điền:

• Tên ngày nghỉ: ví dụ "Tết Nguyên đán".
• Từ ngày và Đến ngày: khoảng thời gian nghỉ. Nghỉ một ngày thì để hai ô trùng nhau; nghỉ dài ngày (như Tết) thì chọn ngày đầu và ngày cuối.
• Áp dụng tính lương: bật nếu ngày đó nhân viên vẫn được trả lương (mặc định đã bật, đúng theo quy định nghỉ lễ có hưởng lương).

Bấm Thêm nghỉ lễ lần nữa để khai tiếp dịp khác.

Khai báo ngày nghỉ định kỳ

Đọc mục quy tắc ở đầu trang trước khi dùng phần này. Nếu công ty bạn dùng phân ca kiểu Cố định (phổ biến nhất), đừng khai nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật ở đây - hãy bỏ tick hai ngày đó trong Phân ca làm việc. Khai vào đây thì về sau không bộ phận nào làm cuối tuần được nữa, kể cả khi bạn đã tick.

Phần này dành cho ngày nghỉ lặp lại đều đặn khi bạn dùng kịch bản Lịch trình, hoặc khi công ty nghỉ một ngày cố định trong tháng. Tại phần Cấu hình ngày nghỉ định kỳ, bấm Thêm ngày nghỉ và điền:

1. Tên ngày nghỉ: ví dụ "Nghỉ cuối tuần".
2. Hình thức lặp: chọn Hàng tuần hoặc Hàng tháng.
3. Áp dụng từ và Áp dụng đến: mốc bắt đầu áp dụng; để trống ô "Áp dụng đến" nghĩa là không giới hạn.
4. Nếu chọn Hàng tuần, tích các ngày ở Các ngày trong tuần (Thứ Hai đến Chủ nhật). Nếu chọn Hàng tháng, tích các ngày ở Các ngày trong tháng (từ ngày 1 đến 31).
5. Áp dụng tính lương: bật nếu ngày nghỉ định kỳ đó vẫn được hưởng lương (mặc định tắt, vì nghỉ cuối tuần thường không tính công).

Nhà máy chạy nhiều ca theo chu kỳ có thể lập một lịch nghỉ riêng cho từng khối, vì mỗi khối nghỉ những ngày khác nhau. Còn công ty dùng phân ca Cố định thì một lịch nghỉ lễ dùng chung là đủ.

Điền xong bấm Tạo mới ở cuối trang để lưu.

Ảnh hưởng tới chấm công và lương

Sau khi lưu, những ngày đã khai báo sẽ được đánh dấu là ngày nghỉ trên bảng chấm công, nhân viên không bị tính là vắng hay thiếu công. Ô Áp dụng tính lương quyết định ngày đó có được trả lương hay không: bật thì ngày nghỉ vẫn vào lương, tắt thì không.

Lịch nghỉ mạnh hơn phân ca. Ngày nào nằm trong lịch nghỉ thì không ca nào áp dụng, kể cả khi bạn đã tick ngày đó trong Phân ca làm việc và chọn ca hẳn hoi. Đây là lý do quy tắc ở đầu trang nói rằng lịch nghỉ chỉ nên chứa ngày lễ.

Nếu bạn tick một ngày trong Phân ca mà ngày đó lại nằm trong lịch nghỉ định kỳ, màn Phân ca sẽ hiện cảnh báo vàng nêu đúng những thứ đang xung đột. Thấy cảnh báo đó thì đừng bỏ qua, vì nghĩa là những ngày đó sẽ không có ai đi làm được.

Muốn một phân ca không dính lịch nghỉ nào, tắt công tắc Nghỉ phép & Lễ tết ngay trong phân ca đó rồi lưu.

Lưu ý: khai báo lịch nghỉ càng sớm càng tốt, tốt nhất từ đầu năm, để các kỳ chấm công và bảng lương phía sau đều tính đúng.

Xem tổng hợp nghỉ phép

Quay lại nhóm Nghỉ phép & Lễ tết và mở thẻ Tổng hợp nghỉ phép để xem số ngày phép của từng nhân viên theo từng loại nghỉ phép. Bạn có thể lọc theo Phòng ban, Trạng thái (Đang làm việc / Đã nghỉ việc), chọn Năm, và chọn Dữ liệu hiển thị là Số ngày nghỉ đã sử dụng, Số ngày nghỉ còn lại hay Tổng số ngày nghỉ để theo dõi quỹ phép toàn công ty.