Bảng lương và tính lương

Bảng lương là nơi bạn gom toàn bộ nhân viên của một kỳ (thường là một tháng), tính ra lương thực lĩnh của từng người rồi duyệt và phát hành phiếu lương. Cách làm giống nhau dù bạn quản lý một quán cà phê 5 nhân viên hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca, chỉ khác về số dòng dữ liệu.

Tạo bảng lương cho một kỳ

1. Vào Lương → Bảng lương, bấm nút tạo mới.
2. Chọn Chế độ lương (bộ công thức áp cho kỳ này). Nếu chưa có, bạn tạo nhanh ngay tại ô chọn bằng cách nhập Tên chế độ và Mã chế độ.
3. Chọn Tháng và Năm. Hệ thống tự điền Tên bảng lương, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Ngày chốt lương và Ngày công chuẩn.
4. Chọn Hình thức trả (Theo kỳ lương hoặc Tùy chỉnh) và kiểm tra lại Ngày công chuẩn.

Mẹo: Ngày công chuẩn được tính tự động theo lịch nhóm ca và lịch nghỉ lễ của công ty, không cứng nhắc trừ thứ Bảy, Chủ nhật. Bạn vẫn có thể sửa tay con số này.

Thêm nhân viên và nhập dữ liệu

Bấm vào tên bảng lương để mở màn chi tiết. Khi bảng còn ở trạng thái Nháp, thanh nút phía trên có:

• Thêm nhân viên: chọn từng người để đưa vào kỳ.
• Tải mẫu: tải file Excel có sẵn cột Mã nhân viên, Công thực tế, Số giờ tăng ca, Đi muộn và các khoản cần nhập tay.
• Nhập dữ liệu: tải file Excel đã điền lên. Nhân viên chưa có trong bảng sẽ được thêm tự động.

Chạy tính lương

1. Sau khi đã có nhân viên và dữ liệu, bấm Tính lại lương. Hệ thống lấy dữ liệu chấm công của kỳ và tính cho toàn bộ nhân viên.
2. Xem kết quả ở bảng: Ngày công, Lương cơ bản, Phụ cấp, Tổng thu nhập, Khấu trừ và Thực lĩnh.
3. Trên từng dòng, bạn có thể bấm Xem chi tiết, In phiếu lương hoặc Tính lại riêng cho một người sau khi chỉnh dữ liệu của họ.

Lưu ý: Chỉ tính lại được khi bảng còn ở trạng thái Nháp. Khi đã qua duyệt hoặc phát hành, số liệu đã chốt sẽ không tự đổi.

Duyệt và phát hành phiếu lương

Bảng lương đi qua các bước duyệt theo trạng thái:

1. Chốt toàn bộ: đánh dấu mọi phiếu đang Chờ xác nhận thành Đã xác nhận.
2. HR Duyệt, sau đó Kế toán Duyệt, rồi Giám đốc Duyệt. Mỗi bước yêu cầu đúng quyền.
3. Phát hành Phiếu lương: gửi thông báo cho nhân viên (chuông trong ứng dụng và thông báo màn hình khóa trên điện thoại).

Nút duyệt chỉ xuất hiện khi kỳ đã có phiếu lương và mọi phiếu đã được chốt - kỳ trống hoặc còn phiếu Chờ xác nhận thì chưa duyệt được.

Công ty nhỏ: luồng duyệt rút gọn

Đội 5-7 người mà bắt đi đủ ba bước HR - Kế toán - Giám đốc là thừa. Vào Cài đặt → Cấu hình nghiệp vụ → Duyệt bảng lương chọn Rút gọn: sau khi Chốt toàn bộ, người có quyền phát hành bấm thẳng Phát hành Phiếu lương, ba bước duyệt được bỏ qua. Mặc định hệ thống dùng luồng Đủ bước; đổi cài đặt lúc kỳ đang duyệt dở thì kỳ đó vẫn phát hành tiếp được, không phải làm lại từ đầu.

Khi đã phát hành, bạn có thể đánh dấu Đã trả cho từng phiếu. Nút Xuất CSV dùng được ở mọi thời điểm để tải bảng lương ra file.

Kịch bản chia lương

Kịch bản chia lương giúp tách một mức lương tổng thành các phần P (P1, P2, P3). Vào khu Thang bảng lương, chọn tab Kịch bản chia lương và tạo mới:

• Tên kịch bản và Phạm vi áp dụng (Toàn công ty hoặc Theo phòng ban).
• Loại kịch bản: xây lương tổng rồi chia P theo phần trăm, hoặc xây 3P tách biệt theo ngạch bậc riêng.
• Số lượng P: khai từng phần với tỉ lệ phần trăm và cờ Đóng bảo hiểm xã hội.
• Mô phỏng lương: nhập thử một mức lương tổng để xem cách chia và cảnh báo nếu phần P1 thấp hơn mức lương tối thiểu bạn đã cấu hình.

Thông tin lương của nhân viên

Khi mức lương thay đổi giữa kỳ (hợp đồng mới hiệu lực từ giữa tháng), lương cơ bản của kỳ đó được tính bình quân gia quyền theo số ngày mỗi mức hiệu lực - ví dụ tăng 10 lên 13 triệu từ 16/7 thì kỳ tháng 7 tính 15 ngày mức cũ cộng 16 ngày mức mới chia 31. Tính lại một kỳ cũ cũng lấy đúng mức của thời đó, không lấy mức hiện tại.

Danh sách Thông tin lương ghi mức lương hiện hành của từng người. Các dòng này được sinh tự động khi bạn tạo hợp đồng lao động, không nhập tay từ đầu. Khi cần điều chỉnh, mở dòng của nhân viên và sửa Chế độ lương, Ngày áp dụng, Hình thức lương (Theo thỏa thuận, Theo ngạch bậc, hoặc Theo 3P), mức lương hoặc ngạch bậc tương ứng, % lương hưởng và đính kèm quyết định điều chỉnh.

Lưu ý: Sửa ở màn Thông tin lương sẽ ghi thẳng về hợp đồng hiện hành của nhân viên, nên hai nơi luôn khớp nhau.

Chạy thử lương một người (Mô phỏng lương)

Màn Mô phỏng lương cho chạy thử phép tính của quy chế trên một nhân viên mà không lưu gì cả: chọn nhân viên, tháng/năm và ngày công chuẩn rồi xem hệ thống tính ra từng dòng. Có thể bật nhập công thủ công để thử với số công tự đặt thay vì dữ liệu chấm công thật.

Dùng màn này khi vừa sửa công thức hoặc chuẩn bị áp quy chế mới: thử trước trên vài người điển hình (văn phòng, đi ca, có tăng ca) cho yên tâm rồi mới chạy tính cho cả kỳ. Nhân viên được chọn phải đang có hợp đồng hiệu lực kèm mức lương.

Nhận dữ liệu từ phần mềm ngoài (API đồng bộ)

Nếu hoa hồng, doanh số... nằm ở phần mềm khác (ví dụ phần mềm bán hàng), hệ thống nhận được các con số đó tự động: vào Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Webhook API để lấy Webhook URL và API Key rồi gửi cho đội lập trình của phần mềm kia.

• Bên ngoài đẩy vào từng gói JSON: mã nhân viên, kỳ lương (tháng/năm), mã phần tử tính lương nhận giá trị và con số. Đẩy nhiều lần thì hệ thống giữ giá trị của lần cuối. Chỉ nhận phần tử phương thức Import của công ty (và 3 biến công chuẩn); kỳ đã chốt/công bố thì từ chối, không sửa được số cũ.
• Tài liệu tích hợp chi tiết kèm mẫu code nằm ngay trong trang cấu hình.
• API Key phải giữ kín; nếu lộ, bấm Tạo lại mã API mới - key cũ mất hiệu lực ngay.