Chấm công hằng ngày

Chấm công hằng ngày là việc ghi lại giờ vào ca và giờ ra ca của từng nhân viên, để từ đó tính công, tính giờ làm thêm và làm căn cứ tính lương. myHRM phù hợp với mọi quy mô: từ một quán cà phê 5 người cho tới một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca hay chuỗi cửa hàng nhiều chi nhánh.

Nhân viên chấm công vào ca và ra ca

Nhân viên chấm công qua ứng dụng myHRM trên điện thoại. Hệ thống hỗ trợ nhiều hình thức tùy cách bạn thiết lập:

• GPS: xác định vị trí, hợp với nhân viên đi công trường, giao hàng, đi thị trường.
• Wifi: chấm công khi kết nối đúng mạng của văn phòng hoặc cửa hàng.
• Mã QR: nhân viên quét mã hiển thị tại quầy. Để bật màn hình mã, vào Chấm công → Thiết lập chấm công, mục Chấm công & Theo dõi, chọn Màn hình QR.
• Nhận diện khuôn mặt & Vị trí: chụp mặt kèm vị trí, chống chấm công hộ.
• Thủ công: dành cho trường hợp đặc biệt do quản lý ghi nhận.

Nguyên tắc ghi giờ rất đơn giản: lượt bấm đầu tiên trong ca là giờ vào, lượt bấm sau cùng là giờ ra - nhân viên không phải chọn "đang chấm vào" hay "đang chấm ra", cứ bấm là hệ thống tự hiểu. Hai lần bấm cách nhau dưới 10 phút được coi là bấm lại, không bị tính nhầm thành một cặp vào-ra. Từ đó hệ thống tự tính giờ thực tế, số phút đi trễ, số phút về sớm và giờ làm thêm dựa trên ca đã phân cho nhân viên hôm đó.

Lưu ý: Nhân viên chỉ chấm công đúng nếu đã được phân ca. Nếu chưa có ca, hãy phân ca trong Chấm công → Thiết lập chấm công → Phân ca làm việc.

Ngày có nhiều ca và ca qua đêm

• Nhiều ca một ngày: nhân viên được xếp mấy ca trong ngày thì ứng dụng hiện mỗi ca một thẻ riêng, chấm vào/ra theo từng ca và được nhắc giờ theo từng ca. Công của ngày là tổng công các ca.
• Ca qua đêm: ca bắt đầu tối hôm trước kết thúc sáng hôm sau vẫn là một ca của ngày bắt đầu. Chấm ra sau nửa đêm, hệ thống tự ghép về ca hôm trước; ngày công cũng ghi cho ngày bắt đầu ca, nên đừng bất ngờ khi sáng ra chấm ra mà bảng công hôm nay chưa có dòng mới.
• Ca nhiều khung bắt chấm theo từng khung: một ca có thể yêu cầu chấm vào và ra riêng cho mỗi khung giờ (ví dụ sáng 08:00-12:00, chiều 13:30-17:30 là 4 lượt bấm). Ứng dụng hiện đủ số lượt còn phải chấm và nhắc giờ theo từng khung. Xem cách bật và cách tính công ở mục Chấm công theo từng khung giờ trong trang Ca làm việc và xếp ca.

Tự động chấm công

Bật ở Cài đặt → Cấu hình nghiệp vụ → Tự động chấm công (mặc định tắt). Khi công ty bật, mỗi nhân viên có thêm ba công tắc trong ứng dụng (mục Nhắc nhở chấm công): Tự động chấm vào, Tự động chấm ra, Hiện thông báo khi máy chấm hộ.

Cách hoạt động: khi nhân viên mở ứng dụng trong khung giờ cho phép, máy tự chấm bằng phương thức Vị trí - mọi hàng rào chống gian lận (khung giờ, bán kính GPS, WiFi) vẫn kiểm y như bấm tay, và luôn có thông báo để người dùng biết máy vừa chấm hộ.

Bốn giới hạn an toàn cần biết, kèm lý do để bạn yên tâm giải thích cho nhân viên:

• Ca thuộc nhóm bắt khớp khuôn mặt không bao giờ tự chấm. Chấm khuôn mặt tồn tại để chống chấm hộ - máy tự bấm không kèm ảnh mặt thì phép kiểm đó thành hình thức, nên các ca này luôn phải chụp mặt thật.
• Ca Tự do không tự chấm. Ca tự do không có mốc giờ - "chấm vào" chính là lúc bắt đầu đếm giờ làm. Máy không có cách nào biết bạn thật sự bắt đầu làm lúc nào: nếu tự chấm, chỉ cần mở ứng dụng buổi tối xem thông báo là máy đã bắt đầu đếm giờ làm ảo, giờ công sẽ sai. Lúc nào bắt đầu làm chỉ bạn biết, nên phải tự bấm.
• Ca chấm theo từng khung giờ tạm thời chưa tự chấm - đây là giới hạn của phiên bản hiện tại (chế độ này khắt khe từng lượt vào/ra mỗi khung), sẽ được mở ở bản sau.
• Máy chỉ tự bấm hộ hai thời điểm: đầu ca (tự chấm vào) và sau khi ca kết thúc (tự chấm ra). Mở ứng dụng giữa ca thì máy không tự bấm gì; còn tự bấm tay thì vẫn theo nguyên tắc cũ - lượt chấm sau cùng trong ca được tính là giờ ra.
• Ứng dụng chỉ chấm khi được mở, không theo dõi vị trí chạy ngầm nên không tốn pin.

Theo dõi bảng công trong ngày

Để xem ai đã chấm công, vào Chấm công → Tổng hợp chấm công → Đã chấm công.

Màn hình liệt kê từng lượt chấm công, mỗi dòng gồm ảnh và tên nhân viên, mã nhân viên, phòng ban, tên Ca làm việc và Thời gian chấm công.

Bạn lọc nhanh bằng các bộ lọc phía trên bảng:

1. Ngày: mặc định là hôm nay, đổi sang ngày khác để xem lại.
2. Trạng thái: chọn Đúng giờ hoặc Đi trễ.
3. Phòng ban: xem riêng một phòng ban, hữu ích khi công ty có hàng trăm nhân sự.

Ô tìm kiếm cho phép gõ tên hoặc mã nhân viên để tìm nhanh một người.

Xem chi tiết một lượt chấm công

Bấm biểu tượng con mắt (Chi tiết) ở cuối dòng. Bảng bên phải mở ra hiển thị:

• Bốn chỉ số nổi bật: Tổng giờ, Đi trễ (phút), Về sớm (phút) và Giờ làm thêm.
• Thông tin nhân viên: họ tên, mã nhân viên, phòng ban, ngày, nhóm lịch và khung giờ của ca.
• Trạng thái của ngày công (Có mặt, Đi trễ, Nghỉ phép, Ngày lễ...).
• Bảng Chi tiết checkin/checkout: liệt kê từng lượt bấm trong ngày, không chỉ giờ vào và giờ ra. Mỗi dòng có giờ bấm, phương thức (khuôn mặt, mã QR, vị trí), văn phòng kèm khoảng cách và liên kết mở bản đồ, ghi chú, và ảnh của đúng lượt đó. Lượt nào được tính là giờ vào hay giờ ra của ca thì mang thêm nhãn Vào hoặc Ra; các lượt còn lại vẫn được lưu đầy đủ để đối chiếu khi có tranh chấp. Lượt chấm không chụp ảnh (quét mã QR, chấm theo vị trí) hiển thị dấu gạch ở cột ảnh chứ không mượn ảnh của lượt khác.

Chỉnh sửa hoặc bổ sung công thủ công

Khi nhân viên quên chấm công hoặc cần điều chỉnh, quản lý sửa trực tiếp. Bấm biểu tượng bút chì (Sửa) ở cuối dòng để mở biểu mẫu, chỉnh các trường: Chấm công vào, Chấm công ra, Giờ thực tế, Giờ làm thêm, Trễ (phút), Về sớm (phút), Trạng thái, Hình thức Checkin và Ghi chú, rồi lưu lại.

Để thêm một bản ghi hoàn toàn mới (ví dụ nhân viên đi làm nhưng máy chấm công lỗi), bấm Tạo mới, chọn Nhân viên, Ca làm việc, Ngày rồi nhập giờ vào, giờ ra và lưu.

Mẹo: Chỉ nên sửa tay khi thật sự cần và ghi rõ lý do vào ô Ghi chú, vì mọi thay đổi ở đây đều ảnh hưởng trực tiếp đến số công và tiền lương cuối kỳ.

Khi một người thuộc nhiều nhóm phân ca

Hệ thống có một quy tắc quan trọng, biết trước sẽ đỡ mất thời gian dò tìm: nhóm khai đích danh luôn đè nhóm áp dụng cho tất cả. Nếu một nhân viên vừa nằm trong nhóm chung của công ty, vừa nằm trong một nhóm khai đích danh tên họ (hoặc phòng ban của họ), thì chỉ nhóm đích danh có hiệu lực - kể cả về ca làm việc lẫn các điều kiện chống gian lận.

Hệ quả dễ vấp: bạn tick "Khớp khuôn mặt AI" ở nhóm chung, nhưng người bạn muốn kiểm lại đang thuộc một nhóm riêng không tick gì. Màn hình vẫn hiện tick đầy đủ, còn thực tế hệ thống không kiểm gì cả.

Từ bản này, màn Phân ca tự cảnh báo hai chiều ngay tại khu Kịch bản checkin:

• Đang sửa nhóm chung và có tick điều kiện: hệ thống liệt kê những nhóm đích danh đang đè lên, kèm số người sẽ không nhận điều kiện vừa tick.
• Đang sửa nhóm đích danh mà không tick điều kiện nào, trong khi nhóm chung có tick: hệ thống báo rằng người trong nhóm này sẽ không bị kiểm gì.

Thấy cảnh báo thì cách xử lý là mở đúng nhóm đang đè và tick điều kiện ở đó, chứ không phải tick thêm ở nhóm chung.

Ba điều kiện chống gian lận và điều kiện nào chặn khi nào

Trong phân ca, mục Điều kiện bắt buộc có ba mục bật tắt độc lập. Cả ba đều theo cùng một nguyên tắc: đã bật là bắt buộc, thiếu dữ kiện để kiểm thì chặn chứ không lặng lẽ cho qua.

Hai cột phải cho thấy một điều quan trọng: bật điều kiện mà chưa khai dữ liệu nền thì cả công ty bị chặn chấm công, chứ không phải điều kiện đó tự bỏ qua. Vì vậy thứ tự đúng luôn là khai dữ liệu trước rồi mới bật điều kiện: khai toạ độ và bán kính cho từng văn phòng trước khi bật GPS, khai BSSID của WiFi trước khi bật WiFi, đăng ký ảnh cho nhân viên và điền khoá AWS trước khi bật khớp khuôn mặt.

Riêng nhóm phân ca có bật Cho phép chấm công ngoài văn phòng thì điều kiện GPS không còn quyền chặn - dùng cho nhân viên đi thị trường, giao hàng, công trường.

Một điểm nữa cần biết khi bật Khớp khuôn mặt AI: điều kiện này áp cho mọi lần chấm, nên ứng dụng sẽ chỉ hiện nút Khuôn mặt, ẩn hai nút Vị trí và Quét QR. Đây là chủ đích, vì nếu vẫn để nhân viên bấm được hai nút kia thì họ chỉ cần chọn Quét QR là thoát hẳn phép kiểm khuôn mặt, và tính năng chống chấm công hộ trở thành hình thức. Muốn nhân viên có nhiều cách chấm công thì tắt điều kiện khớp khuôn mặt, lúc đó ba nút hiện lại đầy đủ.

Lượt chấm công bị từ chối

Từ bản này, lượt chấm công không đạt điều kiện vẫn được ghi lại thay vì biến mất. Trong bảng chi tiết ngày công, những lượt đó hiện trên nền đỏ nhạt kèm nhãn Bị từ chối và nêu thẳng lý do: ngoài phạm vi văn phòng, sai WiFi, khuôn mặt không khớp, chưa đăng ký ảnh, và tương tự. Nếu lượt đó có chụp ảnh thì ảnh cũng được giữ lại.

Ba lý do cần dữ liệu này:

• Xác minh nghi vấn. Một người liên tục bị từ chối vì sai vị trí hoặc khuôn mặt không khớp là dấu hiệu đáng xem, trước đây hoàn toàn không ai thấy được.
• Bảo vệ nhân viên. Khi họ nói đã cố chấm công mà máy không cho, đây là bằng chứng cho lời họ nói.
• Tìm nguyên nhân nhanh. Nhìn vào là biết bị chặn ở tầng nào, khỏi phải nhờ kỹ thuật đọc nhật ký máy chủ.

Lượt bị từ chối không bao giờ được tính vào công, kể cả khi nhân viên bấm lại nhiều lần.

Nút Bù công hiện lúc nào

Nút Bù công ngay trên ứng dụng chỉ xuất hiện khi ca làm việc đó đã tan mà vẫn thiếu công. Đang trong giờ làm thì không mời bù, kể cả khi nhân viên đã chấm ra sớm hoặc đang bị tính đi trễ, vì họ còn nguyên phần ca còn lại để chấm tiếp. Với ca qua đêm, mốc tan ca tính sang ngày hôm sau.

Với ca chấm theo từng khung giờ, khi mọi khung đã tan mà còn thiếu lượt, thẻ ca trên Trang chủ giấu hẳn ba nút chấm công và thay bằng nút Bù công ngay. Lý do: cửa sổ chấm đã đóng, bấm nữa cũng chỉ nhận thông báo từ chối - chỉ đường đúng là gửi đơn.

Trạng thái ngày công nói gì

Trên ứng dụng và trong danh sách chọn buổi cần bù, mỗi ngày công mang một nhãn đọc thẳng từ số liệu thật của ngày đó:

Quên chấm ra thì có công không

Không. Một lượt làm việc chỉ ra công khi có đủ cặp vào và ra - không có giờ ra thì không có căn cứ nào để tính số giờ đã làm.

Với ca chấm theo từng khung, việc này tính riêng từng khung: quên chấm ra khung sáng thì mất công khung sáng, khung chiều chấm đủ vẫn được công khung chiều. Trong lúc khung còn đang mở, ứng dụng hiện công tạm tính tới giờ hiện tại để bạn biết mình đang làm được bao nhiêu; nhưng khi khung đã tan mà vẫn thiếu giờ ra thì phần công tạm đó mất hẳn, không được giữ lại.

Đường xử lý duy nhất là gửi đơn bù công cho đúng khung còn thiếu.

Giờ công tính theo phút, không tính giây

Mọi phép tính công đều cắt phần giây của lượt chấm rồi mới trừ. Chấm vào lúc 08:15:50 được tính là 08:15, chấm ra lúc 17:00:33 được tính là 17:00.

Lý do: giao diện chỉ hiển thị giờ và phút, đơn bù công cũng chỉ khai được giờ và phút, nên nếu phép tính giữ lại giây thì con số hiện ra sẽ tự mâu thuẫn với chính nó. Ví dụ một ca chia hai khung 12:20 - 12:25 và 12:30 - 12:35, nhân viên bấm chấm vào lúc 12:20:42 và 12:30:42 rồi bù giờ ra 12:25 và 12:35: màn hình in ra đúng 10 phút nhưng nếu tính cả giây thì chỉ còn 8 phút và 0.86 công, mà không có chỗ nào cho người dùng đối chiếu vì không đâu hiện giây.

Việc cắt giây áp cho giờ công, số phút đi trễ, số phút về sớm, giờ làm thêm và ngày công. Riêng cột giờ chấm lưu trong cơ sở dữ liệu vẫn giữ nguyên giây - đó là dấu vết chấm công, dùng khi cần đối chiếu tranh chấp.

Nhắc chấm công đến lúc nào

Trong ứng dụng, mục Cá nhân → Nhắc nhở chấm công cho chọn nhắc trước giờ vào và nhắc sau giờ ra bao nhiêu phút. Ca nhiều khung được nhắc theo từng khung, không phải chỉ đầu ca và cuối ca.

Giờ nhắc luôn nằm trong khoảng còn bấm được. Nếu ca để Chấm công trễ sau = 0 thì cửa sổ đóng ngay lúc tan khung, nên dù bạn chọn "nhắc sau 30 phút", hệ thống vẫn nhắc trước lúc cửa sổ đóng để còn kịp bấm - và câu nhắc lúc đó là "Sắp hết giờ chấm công ra" thay vì "Đã hết giờ làm".

Bấm chấm công mà bị từ chối vì ngoài giờ

Ca chia khung chỉ cho chấm trong cửa sổ của từng khung, kể cả khoảng nghỉ giữa hai khung cũng bị chặn. Thông báo sẽ nói rõ khung nào được phép và lượt kế tiếp mở lúc mấy giờ, ví dụ:

Ca này chỉ chấm công được trong khung 08:00 - 12:00, 13:30 - 17:30. Lượt kế tiếp mở lúc 13:30.

Cửa sổ này rộng hay hẹp là do hai ô Chấm công sớm trước và Chấm công trễ sau của từng khung. Để 0 nghĩa là chỉ được bấm đúng trong giờ khung, không sớm không muộn phút nào.

Năm hình thức chấm công, chọn cái nào

Trong phân ca, mục Hình thức Checkin quyết định nhân viên thấy những nút nào trên ứng dụng. Chọn được nhiều hình thức cùng lúc.

Hai điều hay bị hiểu nhầm:

• Mọi hình thức đều lưu vị trí lúc chấm nếu điện thoại cho phép định vị. Vị trí là bằng chứng chứ không phải đặc quyền của riêng hình thức nào. Vì vậy tên hình thức không nhắc tới vị trí nữa: trước đây gọi là "Nhận diện khuôn mặt & Vị trí" khiến nhiều người tưởng phải thoả cả hai thứ.
• Hình thức khác với điều kiện. Hình thức là cách bấm, còn điều kiện bắt buộc ở mục dưới mới là thứ được kiểm. Chọn hình thức Khuôn mặt mà không bật điều kiện Khớp khuôn mặt AI thì ảnh chỉ được lưu lại chứ không đem so với ai.