Hồ sơ và giấy tờ

Phần này giúp bạn lưu trữ giấy tờ của từng nhân viên (căn cước, bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng scan...), khai báo các loại giấy tờ mà công ty theo dõi, và duyệt các đề nghị mà nhân viên tự gửi lên từ ứng dụng di động: đề nghị cập nhật giấy tờ và đề nghị đổi tài khoản ngân hàng nhận lương. Cách làm giống nhau dù bạn là một quán cà phê 5 người hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca, chỉ khác ở số lượng hồ sơ phải quản lý.

Loại giấy tờ

Trước khi lưu giấy tờ cho nhân viên, bạn nên khai báo sẵn các loại giấy tờ công ty cần theo dõi.

1. Vào Nhân sự → Danh mục hệ thống, tìm nhóm Danh mục nhân sự và bấm thẻ Loại Hồ sơ & Giấy tờ.
2. Bấm Tạo mới, điền Tên loại tài liệu (ví dụ: Căn cước công dân, Bằng lái xe, Chứng chỉ an toàn lao động).
3. Thêm Mô tả nếu cần và bật công tắc Đang hoạt động.
4. Bấm Lưu.

Mẹo: Chỉ những loại đang bật Đang hoạt động mới xuất hiện khi khai báo giấy tờ. Loại không dùng nữa bạn có thể tắt hoặc xóa; mục này có thùng rác để khôi phục nếu lỡ tay.

Giấy tờ nhân viên

Đây là nơi lưu trực tiếp giấy tờ của từng người.

1. Vào Nhân sự → Quản lý thông tin, bấm thẻ Quản lý tài liệu.
2. Ở tab Tài liệu, bấm Tạo mới.
3. Chọn Nhân viên, chọn Loại hồ sơ, nhập Tên tài liệu.
4. Điền Ngày cấp và Ngày hết hạn nếu giấy tờ có thời hạn.
5. Bấm Lưu.

Danh sách hiển thị theo cột Nhân viên, Loại hồ sơ, Tên tài liệu và Ngày hết hạn, giúp bạn dễ rà soát giấy tờ sắp hết hạn của cả công ty.

Yêu cầu cập nhật giấy tờ

Khi nhân viên có giấy tờ mới hoặc bản cũ hết hạn, họ chụp và gửi đề nghị ngay trên ứng dụng. HR duyệt tại đây thay vì phải nhập tay.

1. Vào Nhân sự → Quản lý thông tin → Quản lý tài liệu, mở tab Yêu cầu cập nhật hồ sơ.
2. Mỗi dòng hiển thị Nhân viên, Loại hồ sơ, File đính kèm (bấm Xem tài liệu để xem ảnh) và Trạng thái (Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Đã hủy). Có bộ lọc theo trạng thái.
3. Với yêu cầu Chờ duyệt, bấm Duyệt & Cập nhật. Hệ thống mở sẵn thông tin cũ để bạn kiểm tra và chỉnh: Tên tài liệu, Loại hồ sơ, Số hiệu/Mã số, Ngày cấp, Ngày hết hạn, Số ngày cảnh báo trước khi hết hạn (mặc định 30) và Ghi chú.
4. Bấm xác nhận: bản giấy tờ mới được lưu và bản cũ được chuyển thành không còn hiệu lực. Nhân viên nhận thông báo trên điện thoại.
5. Nếu ảnh mờ hoặc sai, bấm Từ chối, nhập Lý do từ chối rồi xác nhận. Nhân viên cũng được báo kèm lý do.

Lưu ý: Số ngày cảnh báo trước khi hết hạn để hệ thống nhắc trước khi giấy tờ đáo hạn. Với đơn vị đông người, nhiều ca như nhà máy hay chuỗi cửa hàng, đây là cách tránh sót giấy tờ hết hiệu lực.

Yêu cầu cập nhật tài khoản ngân hàng

Nhân viên đổi ngân hàng nhận lương cũng tự gửi đề nghị từ ứng dụng, HR duyệt tại đây.

1. Vào Nhân sự → Quản lý thông tin, bấm thẻ Yêu cầu cập nhật TKNH.
2. Danh sách cho thấy Nhân viên, Tên ngân hàng, Số tài khoản, Chủ tài khoản, cột Là tài khoản trả lương và Trạng thái.
3. Bấm Duyệt & Cập nhật để xem lại Ngân hàng, Chi nhánh, Số tài khoản, Chủ tài khoản và công tắc Là tài khoản trả lương, rồi xác nhận. Nếu đánh dấu là tài khoản trả lương, các tài khoản còn lại của người đó tự bỏ đánh dấu để chỉ có một tài khoản nhận lương.
4. Muốn từ chối, bấm Từ chối và nhập Lý do từ chối. Nhân viên nhận thông báo ở cả hai trường hợp.

Ai nhìn thấy yêu cầu nào

Người chỉ có quyền xem thông thường chỉ thấy đề nghị của chính mình, không thấy số tài khoản hay giấy tờ của đồng nghiệp. HR và quản lý được cấp quyền xem toàn bộ mới thấy đề nghị của cả công ty, và chỉ những người này mới có nút Duyệt & Cập nhật và Từ chối.