Tiêu chí và bộ tiêu chí
Đây là phần quyết định KPI của công ty bạn có dùng được lâu dài hay chỉ chạy được một kỳ rồi bỏ. Tiêu chí là thứ đo, bộ tiêu chí là cách gom chúng lại cho từng nhóm công việc.
Tiêu chí: thư viện dùng chung
Vào HRM - KPI - Tiêu chí KPI. Mỗi tiêu chí khai một lần rồi dùng lại cho nhiều bộ, nhiều kỳ. Sửa tên hay mô tả về sau không ảnh hưởng các kỳ đã chốt.
Mỗi tiêu chí cần ba thông tin quan trọng:
Kiểu tiêu chí, chọn một trong ba:
| Kiểu | Dùng cho | Ai điền số thực đạt |
|---|---|---|
| Nhập tay (có mục tiêu) | Doanh số, số hợp đồng, số sản phẩm, số cuộc gọi | Nhân viên kê, quản lý rà lại |
| Hệ thống (từ chấm công) | Ngày công, đi muộn, tăng ca, ngày nghỉ | Không ai cả, hệ thống tự lấy |
| Định tính (chấm 1-5) | Thái độ, phối hợp, kỷ luật, tinh thần học hỏi | Người chấm chọn 1 đến 5 sao |
Chiều đánh giá: cao hơn là tốt (doanh số) hay thấp hơn là tốt (số lần đi muộn). Chọn sai chiều là điểm ra ngược hoàn toàn, đây là lỗi hay gặp nhất khi dựng lần đầu.
Đơn vị: triệu đồng, cái, lần, giờ. Chỉ để người đọc hiểu, không ảnh hưởng cách tính.
Tám chỉ số hệ thống lấy được từ chấm công
Với kiểu "Hệ thống", bạn chọn một trong tám chỉ số dưới đây và hệ thống tự đổ số vào cuối kỳ:
| Chỉ số | Ý nghĩa | Chiều nên chọn |
|---|---|---|
| Ngày công thực tế | Số công thực tế trong kỳ | Cao hơn là tốt |
| Số lần đi muộn | Đếm số lượt vào ca muộn | Thấp hơn là tốt |
| Số phút đi muộn | Tổng số phút muộn | Thấp hơn là tốt |
| Số lần về sớm | Đếm số lượt ra ca sớm | Thấp hơn là tốt |
| Số phút về sớm | Tổng số phút về sớm | Thấp hơn là tốt |
| Số ngày nghỉ | Tổng ngày nghỉ trong kỳ | Thấp hơn là tốt |
| Số ngày nghỉ không lương | Nghỉ không hưởng lương | Thấp hơn là tốt |
| Giờ tăng ca đã duyệt | Chỉ tính tăng ca có đơn được duyệt | Cao hơn là tốt |
Ưu điểm lớn nhất của nhóm này là không ai cãi nhau về số liệu, vì số lấy đúng từ dữ liệu chấm công, cùng cách tính với bảng lương. Không sửa tay được, kể cả người chốt.
Lưu ý: giờ tăng ca chỉ tính phần đã có đơn được duyệt. Nhân viên ở lại làm thêm mà không làm đơn thì con số này bằng không, và đó là hành xử đúng chứ không phải thiếu sót.
Cách tính điểm, biết để đặt mục tiêu cho hợp lý
| Trường hợp | Điểm |
|---|---|
| Cao hơn là tốt | Thực đạt chia mục tiêu, nhân 100. Tối đa 120 điểm |
| Thấp hơn là tốt, đạt bằng hoặc dưới mục tiêu | Tròn 100 điểm |
| Thấp hơn là tốt, vượt mục tiêu | Mục tiêu chia thực đạt, nhân 100, giảm dần |
| Định tính | Số sao chia 5, nhân 100. Ba sao là 60 điểm |
Trần 120 điểm là cố ý. Nếu không có trần, một người được giao mục tiêu quá thấp rồi vượt gấp năm lần sẽ kéo điểm cả phiếu lên trời, trong khi lỗi nằm ở người giao mục tiêu. Trần này giữ cho việc đặt mục tiêu dễ dãi không biến thành thưởng lớn.
Ví dụ tiêu chí đi muộn, mục tiêu 2 lần một tháng: đi muộn 0, 1 hoặc 2 lần đều tròn 100 điểm; muộn 4 lần được 50 điểm; muộn 8 lần được 25 điểm.
Bộ tiêu chí: gom lại cho từng nhóm công việc
Vào Bộ tiêu chí, chọn các tiêu chí và đặt trọng số cho từng cái. Tổng trọng số của một bộ phải đúng 100 phần trăm, hệ thống không cho lưu nếu lệch.
Mỗi tiêu chí trong bộ còn có mục tiêu mặc định. Khi sinh phiếu, mục tiêu này được chép vào phiếu của từng người, và người chấm có thể sửa riêng cho từng người nếu cần.
Nên tách bộ theo nhóm công việc, đừng dùng chung một bộ cho cả công ty:
| Nhóm | Trọng số nên nghiêng về |
|---|---|
| Kinh doanh | Doanh số và số hợp đồng, chừng 60 đến 70 phần trăm |
| Văn phòng, hành chính | Chuyên cần và chất lượng công việc |
| Sản xuất, vận hành | Sản lượng, tỉ lệ lỗi, an toàn |
| Quản lý | Kết quả của phòng ban, cộng phần định tính về quản trị đội ngũ |
Bốn lời khuyên từ thực tế
Bắt đầu với bốn đến sáu tiêu chí. Dựng hai chục tiêu chí ngay kỳ đầu là cách nhanh nhất khiến cả công ty ngại chấm và bỏ giữa chừng.
Đừng để phần định tính chiếm quá 30 phần trăm. Vượt mức đó thì KPI biến thành cảm tính, và nhân viên sẽ mất niềm tin vào kết quả.
Mỗi tiêu chí phải có người chịu trách nhiệm về số liệu. Không ai biết lấy số ở đâu thì cuối kỳ sẽ có người điền đại.
Đừng đổi trọng số giữa kỳ. Sửa bộ tiêu chí không làm thay đổi phiếu đã sinh, nhưng người trong công ty sẽ thấy luật chơi đổi giữa chừng. Sửa xong thì áp dụng từ kỳ sau.