Bắt đầu nhanh với KPI

KPI là phân hệ tuỳ chọn, chỉ bật khi công ty bạn thật sự chấm hiệu quả công việc theo kỳ. Trang này giúp bạn dựng bộ máy và chấm được kỳ đầu tiên.

Ba trang đi sâu vào từng phần: Tiêu chí và bộ tiêu chí nói cách dựng thước đo, Kỳ đánh giá và sinh phiếu nói cách chạy một kỳ từ đầu tới lúc chốt, Xếp loại và nối KPI vào lương nói phần tiền bạc. Cách nhân viên tự chấm và xem kết quả nằm ở Đánh giá KPI.

Điều kiện trước: đã có nhân viên, đã gán người quản lý cho từng phòng ban (hệ thống dựa vào đó để biết ai chấm cho ai), và đang chạy chấm công nếu bạn muốn dùng tiêu chí tự động.

Làm theo thứ tự này

1. Tiêu chí KPI. Vào HRM - KPI - Tiêu chí KPI, dựng thư viện tiêu chí. Có ba kiểu:

Với tiêu chí càng thấp càng tốt (đi muộn, nghỉ không phép), nhớ chọn chiều Thấp hơn là tốt, nếu không điểm sẽ ngược.

Bắt đầu với bốn đến sáu tiêu chí thôi. Dựng hai chục tiêu chí ngay lần đầu là cách nhanh nhất khiến cả công ty ngại chấm.

2. Bộ tiêu chí. Vào Bộ tiêu chí, gom các tiêu chí lại kèm trọng số (tổng phải đúng 100 phần trăm) và mục tiêu mặc định. Nên tách bộ theo khối công việc: một bộ cho kinh doanh, một bộ cho văn phòng, vì hai nhóm này không thể chấm cùng thước đo.

3. Cài đặt KPI. Vào Cài đặt - Cấu hình nghiệp vụ - Cài đặt KPI:

• Bước nhân viên tự chấm: bật hay tắt. Tắt thì phiếu vào thẳng bước quản lý chấm.
• Kỳ KPI áp vào lương: chọn tháng trước (mặc định) hay cùng tháng. Nếu công ty tính lương vào đầu tháng, giữ mặc định tháng trước.
• Bảng xếp loại: mức điểm và hệ số của từng loại. Mặc định là A từ 90 điểm hệ số 1.2, B từ 75 hệ số 1.0, C từ 60 hệ số 0.9, còn lại D hệ số 0.8. Sửa thoải mái theo chính sách của bạn.

4. Tạo kỳ và sinh phiếu. Vào Kỳ đánh giá, tạo kỳ (hệ thống gợi ý sẵn theo tháng), rồi bấm Sinh phiếu: chọn bộ tiêu chí và phạm vi áp dụng (toàn công ty, theo phòng ban, hoặc chọn từng người). Ai đã có phiếu trong kỳ thì được bỏ qua, nên sinh thêm đợt sau không sợ trùng.

Sinh phiếu xong, nhân viên nhận thông báo ngay trên web và điện thoại.

Kỳ đầu tiên nên chạy thế nào

Kỳ đầu nên coi là kỳ tập dượt: chấm nhưng chưa nối vào lương. Để hệ số KPI chưa xuất hiện trong công thức lương, cả công ty làm quen với cách chấm, bạn xem điểm ra có hợp lý không rồi mới chỉnh trọng số và mục tiêu. Sang kỳ thứ hai hãy nối vào lương.

Muốn nối vào lương, thêm biến [HeSoKpi] vào công thức của chế độ lương, ví dụ nhân vào phần lương hiệu suất hoặc một dòng thưởng. Nhân viên chưa có phiếu KPI đã chốt thì hệ số luôn bằng 1.0, tức không thưởng không phạt, nên bạn không sợ ai bị trừ oan.

Bốn câu hỏi hay gặp

Ai là người chấm cho nhân viên? Quản lý phòng ban của họ. Phòng không có quản lý thì hệ thống leo lên phòng cha, cuối cùng rơi về chủ sở hữu. Người được chỉ định chấm thì chấm được ngay, không cần cấp thêm quyền gì.

Quản lý có tự chấm cho chính mình được không? Không ở bước quản lý. Phiếu của họ do cấp trên chấm, hoặc do người có quyền chốt xử lý.

Chấm nhầm rồi, sửa được không? Được, chừng nào kỳ chưa chốt. Người có quyền chốt bấm Trả lại một bước để đưa phiếu lùi lại rồi chấm lại.

Chốt kỳ rồi có mở lại được không? Không. Chốt kỳ đòi mọi phiếu trong kỳ đã chốt, và sau đó khoá vĩnh viễn. Chỉ chốt kỳ khi bạn chắc chắn.