Tăng ca

Tăng ca (làm thêm giờ) là phần giờ nhân viên làm ngoài lịch làm việc bình thường và được trả thêm lương hoặc quy đổi thành nghỉ bù. myHRM quản lý tăng ca theo đúng Luật Lao động: bạn chỉ cần đặt quy tắc một lần, hệ thống tự nhận diện ngày thường, ngày nghỉ hay ngày lễ để áp đúng hệ số. Cách làm này phù hợp cả với một quán cà phê 5 người lẫn một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca.

Vào Chấm công → Thiết lập chấm công, ở nhóm Làm thêm giờ bấm thẻ Quản lý làm thêm để mở khu vực tăng ca. Ở đầu trang có hai thẻ chuyển: Quản lý làm thêm (theo dõi tổng hợp) và Cài đặt làm thêm (khai báo quy tắc làm thêm).

Thiết lập quy tắc làm thêm

Trước tiên hãy dựng quy tắc để hệ thống biết mức trả cho từng loại ngày. Mở thẻ Cài đặt làm thêm, bấm Tạo mới và khai báo:

1. Tên quy tắc: ví dụ "Quy tắc làm thêm Hành chính".
2. Mã tăng ca: mã ngắn để đối chiếu, ví dụ "OT_HC".
3. Phạm vi áp dụng: chọn một trong bốn mức.
   • Tất cả nhân viên (trừ người đã thuộc quy tắc khác)
   • Tất cả nhân viên
   • Phòng ban và nhân viên cụ thể (chọn thêm phòng ban, nhân viên)
   • Loại nhân viên (chọn nhóm nhân viên)
4. Mức lương tăng ca (tính theo % lương cơ bản): Ngày làm việc, Ngày nghỉ, Ngày lễ. Hệ thống điền sẵn mức tối thiểu theo luật là 150%, 200% và 300%; bạn có thể tăng lên nhưng không được thấp hơn 100%.
5. Thời lượng tăng ca tối thiểu: đơn ngắn hơn số phút này sẽ bị từ chối. Đặt 0 nếu không giới hạn (mặc định 30 phút).

Lưu ý: Nhân viên nằm trong nhiều quy tắc thì quy tắc có phạm vi hẹp hơn được ưu tiên. Nên dựng một quy tắc "Tất cả nhân viên" làm nền, rồi thêm quy tắc riêng cho phòng ban hay nhóm đặc thù. Quy tắc mặc định không xóa được.

Đăng ký đơn tăng ca

Nhân viên gửi đơn tăng ca từ ứng dụng di động, hoặc cán bộ nhân sự tạo hộ. Mỗi đơn gồm:

1. Nhân viên: người đăng ký tăng ca.
2. Ngày áp dụng: ngày làm thêm.
3. Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc: hệ thống tự tính Số giờ tăng ca dựa trên hai mốc này (làm qua đêm cũng tính đúng).
4. Hệ số: hiển thị tự động ngay khi chọn nhân viên và ngày, kèm nhãn Ngày làm việc, Ngày nghỉ hay Ngày lễ. Người dùng không tự gõ hệ số nên không lo áp nhầm. Tăng ca vắt qua nửa đêm sang ngày khác loại (ví dụ 22:00 ngày thường sang 02:00 ngày lễ) thì hệ số tự tách theo mốc nửa đêm: phần giờ thuộc ngày nào hưởng hệ số của ngày đó, đơn hiện hệ số bình quân kèm ghi chú "tách tại mốc nửa đêm". Sửa đơn đổi ngày hay đổi giờ, hệ số cũng tự tính lại.
5. Loại bù đắp: chọn Trả lương tăng ca hoặc Nghỉ bù.
6. Lý do: ghi chú vì sao cần tăng ca.

Một người không gửi được hai đơn tăng ca đè lên nhau về giờ trong cùng một ngày. Hai khung giờ tách rời trong cùng ngày, chẳng hạn sáng sớm và tối, vẫn là hai đơn hợp lệ.

Duyệt và từ chối đơn

Đơn mới ở trạng thái Chờ duyệt; số đơn chờ hiện trên phù hiệu vàng ở menu. Người có quyền duyệt (theo cấu hình Các bước duyệt) mở đơn và bấm:

• Duyệt: đơn chuyển sang Đã duyệt, nhân viên nhận thông báo.
• Từ chối: nhập lý do, đơn chuyển sang Từ chối và nhân viên được báo.

Chỉ người đúng quyền duyệt mới thấy nút Duyệt/Từ chối. Nhân viên có thể sửa đơn của mình khi đơn còn ở trạng thái Chờ duyệt.

Quản lý và theo dõi tăng ca

Thẻ Quản lý làm thêm liệt kê từng nhân viên kèm quy tắc áp dụng và tổng giờ tăng ca đã duyệt trong kỳ: Tổng giờ tăng ca, Giờ trả lương và Giờ nghỉ bù. Dùng bộ lọc Phòng ban, Trạng thái (Đang làm việc / Đã nghỉ việc) và Kỳ (tháng, năm) để xem đúng nhóm và đúng tháng cần chốt.

Bảng này chỉ cộng những đơn đã duyệt. Số giờ tăng ca ở đây là cơ sở để phân hệ tính lương chi trả, nên hãy duyệt đơn dứt điểm trước khi chốt bảng lương tháng.