Lộ trình thiết lập lần đầu

Trang này là bản đồ đi từ lúc mới có tài khoản đến lúc trả được kỳ lương đầu tiên. Làm theo đúng thứ tự, vì bước sau dùng dữ liệu của bước trước. Mỗi bước có phần coi như xong khi để bạn tự kiểm tra trước khi đi tiếp.

Không cần làm hết trong một ngày. Một công ty vài chục người thường mất một đến hai buổi cho bước 1 đến 4, rồi chạy chấm công một tuần trước khi đụng tới lương.

Bước 1: Thông tin công ty và tài khoản của bạn

Điền thông tin công ty, tải logo, đổi mật khẩu và cập nhật hồ sơ cá nhân. Xem Đăng nhập và thiết lập ban đầu.

Coi như xong khi: tên công ty và logo hiển thị đúng ở góc trên bên trái.

Bước 2: Cơ cấu tổ chức

Dựng địa điểm làm việc, phòng ban và chức danh. Xem Cơ cấu tổ chức.

Ba việc quan trọng ở bước này:

• Địa điểm làm việc: nếu định cho nhân viên chấm công bằng điện thoại theo vị trí hoặc wifi, phải khai địa điểm kèm toạ độ trước, nếu không hệ thống không biết thế nào là "đang ở công ty".
• Phòng ban: dựng theo cây, phòng lớn chứa phòng nhỏ.
• Người quản lý của từng phòng: đây là việc hay bị bỏ sót nhất và hậu quả chỉ lộ ra sau vài tuần. Hệ thống dựa vào thông tin này để biết đơn nghỉ phép của ai thì gửi cho ai duyệt, phiếu đánh giá của ai thì ai chấm. Phòng không có quản lý thì mọi đơn từ dồn hết về chủ sở hữu.

Coi như xong khi: mỗi phòng ban đều có người quản lý, và nhân viên tương lai sẽ có chỗ để xếp vào.

Bước 3: Danh sách nhân viên

Thêm hồ sơ nhân viên. Mỗi người cần tối thiểu: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức danh, ngày vào làm, địa điểm làm việc. Xem Quản lý nhân viên.

Vài lưu ý tiết kiệm thời gian về sau:

• Mã nhân viên nên thống nhất ngay từ đầu. Nếu bạn định dùng máy chấm công, mã đăng ký trên máy phải trùng mã ở đây.
• Ngày vào làm ảnh hưởng tới thâm niên, phép năm và cách tính lương tháng đầu của người vào giữa tháng. Điền đúng ngay từ đầu đỡ phải sửa cả loạt.
• Hồ sơ nhân viên và tài khoản đăng nhập là hai thứ khác nhau. Người chỉ chấm công bằng máy thì không cần tài khoản. Xem Khái niệm cơ bản.

Coi như xong khi: danh sách nhân viên khớp với thực tế, không ai thiếu phòng ban hoặc ngày vào làm.

Bước 4: Mời người cùng quản lý và phân quyền

Mời qua email những người cần đăng nhập, rồi gán vai trò cho họ. Xem Thành viên và Vai trò và phân quyền.

Hệ thống có sẵn năm vai trò, bạn chỉ cần gán chứ không phải tạo mới: Chủ sở hữu thấy tất cả, Quản lý phụ trách nhân sự và duyệt đơn, Kế toán xem lương và báo cáo, Nhân viên xem phần của mình, Thành viên chưa có quyền gì.

Coi như xong khi: người phụ trách nhân sự đăng nhập được và nhìn thấy đúng phần việc của họ.

Bước 5: Chấm công

Đây là bước tốn thời gian nhất và cũng quyết định chất lượng số liệu lương về sau.

1. Ca làm việc: hệ thống tạo sẵn một ca hành chính 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Công ty làm giờ hành chính thì gần như không phải sửa. Làm theo ca kíp thì dựng thêm ca. Xem Ca làm việc và xếp ca.
2. Lịch nghỉ lễ: khai lịch nghỉ lễ trong năm. Đừng bỏ qua bước này - không có lịch lễ thì ngày Tết bị tính là vắng mặt và lương tháng đó hụt đúng mấy ngày nghỉ. Xem Ngày lễ.
3. Cách chấm công: chọn hình thức phù hợp (vị trí, wifi, mã QR, khuôn mặt, máy chấm công). Xem Phương thức chấm công.
4. Quỹ phép và loại nghỉ: khai các loại nghỉ và loại nào được hưởng lương, vì phần này chảy thẳng vào bảng lương. Xem Nghỉ phép.
5. Cấu hình duyệt đơn: khai ai duyệt loại đơn nào. Không khai thì mọi đơn dồn về chủ sở hữu. Xem Duyệt và báo cáo.

Coi như xong khi: vài nhân viên chấm công thử thành công trên điện thoại và bạn thấy dữ liệu trong bảng chấm công.

Nên cho chạy thử ít nhất một tuần trước khi sang bước lương, để phát hiện sớm những trường hợp thực tế mà lúc cấu hình không nghĩ ra.

Bước 6: Lương

Hệ thống đã dựng sẵn một bộ cấu hình lương chạy được ngay: tỉ lệ bảo hiểm, biểu thuế thu nhập cá nhân, giảm trừ gia cảnh, và hai chế độ lương chính thức với thử việc. Phần lớn công ty chỉ cần chỉnh mức phụ cấp cho khớp thực tế.

1. Rà Tổng quan tính lương để hiểu bộ máy.
2. Sửa mức phụ cấp và tham số theo công ty bạn.
3. Xem lại Chế độ và công thức lương nếu cách tính của bạn khác chuẩn.
4. Khai hợp đồng và mức lương cho từng nhân viên.
5. Tính thử trước khi tính thật: dùng chức năng mô phỏng lương cho vài người tiêu biểu (người đủ công, người nghỉ giữa tháng, người thử việc) rồi đối chiếu với bảng lương cũ của bạn. Lệch chỗ nào sửa chỗ đó.
6. Khi số đã khớp, tạo kỳ lương và tính thật. Xem Bảng lương và tính lương.

Coi như xong khi: bảng lương thử ra số khớp với cách bạn đang trả hiện tại.

Bước 7 (tuỳ chọn): Đánh giá KPI

Chỉ làm khi công ty bạn có nhu cầu chấm hiệu quả công việc theo kỳ. Xem Đánh giá KPI.

Bốn lỗi thường gặp nhất

Bỏ qua lịch nghỉ lễ. Hậu quả rơi vào đúng tháng có Tết, lúc đó sửa thì đã trả lương sai.

Quên gán người quản lý cho phòng ban. Đơn từ dồn hết về một người.

Tính lương thật ngay lần đầu mà không mô phỏng đối chiếu. Lương sai một lần là mất niềm tin của nhân viên, sửa số dễ hơn sửa niềm tin.

Đổi ca hoặc lịch làm việc vào giữa tháng. Dữ liệu chấm công đã ghi không tự tính lại theo cấu hình mới. Nếu buộc phải đổi, hãy đổi vào đầu kỳ.

Khi bạn bí

Mỗi phân hệ có mục hướng dẫn riêng ở thanh bên trái. Nhanh hơn nữa thì gõ vào ô Tìm trong hướng dẫn ở trên cùng, hoặc bấm nút hỏi đáp ở góc dưới bên phải để hỏi trực tiếp bằng câu tiếng Việt bình thường.