Làm bù và làm việc từ xa

Trang này hướng dẫn hai loại đơn liên quan đến chấm công: Đơn làm bù (dùng khi nhân viên quên chấm công, vào trễ, hoặc thiếu một chiều vào/ra) và Đơn làm việc từ xa (đăng ký làm việc ngoài văn phòng trong một khoảng ngày). Cả hai đều đi qua luồng duyệt: nhân viên gửi đơn, người quản lý xem và bấm duyệt hoặc từ chối.

Việc này phù hợp với mọi quy mô. Một quán cà phê 5 người có thể để chủ quán tự duyệt các đơn quên chấm công cuối ca; một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca có thể phân cho từng tổ trưởng duyệt đơn của tổ mình.

Đơn làm bù dùng khi nào

Dùng đơn làm bù khi bản ghi chấm công của một ngày bị thiếu hoặc sai, ví dụ:

• Nhân viên quên bấm giờ vào hoặc giờ ra.
• Ngày công bị ghi nhận là Vắng, Trễ hoặc Nửa ngày trong khi thực tế có đi làm đủ.
• Máy chấm công lỗi nên buổi làm không được ghi lại.

Tạo đơn làm bù

1. Mở danh sách Đơn làm bù trong khu vực Chấm công, bấm Tạo mới.
2. Ở trường Nhân viên, chọn người cần làm bù. Nếu nhân viên tự gửi đơn thì ô này đã điền sẵn tên mình.
3. Chọn Buổi chấm công thiếu. Danh sách chỉ hiện những ngày đang có vấn đề (vắng, trễ, nửa ngày, hoặc thiếu giờ vào/ra) trong khoảng gần đây, hiển thị theo dạng ngày - ca làm - trạng thái. Khi bạn chọn một dòng, hệ thống tự điền Ngày và Ca làm tương ứng.
4. Nhập Giờ vào và Giờ ra đúng thực tế của buổi đó.
5. Ghi Lý do để người duyệt hiểu bối cảnh (ví dụ "Máy chấm công hỏng ca sáng").
6. Lưu đơn. Đơn sẽ ở trạng thái Chờ duyệt.

Lưu ý: Ô Ngày và Ca làm khoá lại theo buổi chấm công đã chọn nên không sửa tay được. Nếu chọn nhầm buổi, hãy chọn lại ở Buổi chấm công thiếu.

Ca qua đêm: khai giờ ra nhỏ hơn giờ vào (ví dụ vào 22:00, ra 06:00) thì hệ thống tự hiểu giờ ra thuộc sáng hôm sau - cả đơn vẫn tính cho ngày bắt đầu ca. Với ca không phải ca qua đêm, giờ ra bắt buộc phải sau giờ vào và không được trùng giờ vào; khai ngược là hệ thống chặn ngay, vì nếu để lọt thì đơn "vào 12:00, ra 08:00" sẽ bị hiểu thành 20 tiếng làm việc.

Bù công cho ca chấm theo từng khung giờ

Nếu buổi bạn chọn thuộc ca bắt chấm vào/ra theo từng khung giờ, phần giờ không còn là một cặp cho cả ca nữa mà là một cặp cho mỗi khung:

• Mỗi khung hiện thành một dòng riêng kèm giờ khung, ví dụ Khung 1 · 08:00 - 12:00.
• Khung nào đã chấm rồi thì ô giờ khoá lại kèm chữ (đã chấm) - hiện ra để bạn đối chiếu chứ không sửa được. Đơn bù công không phải chỗ sửa giờ đã chấm; giờ chấm sai thì người quản lý sửa thẳng trên bảng công.
• Chỉ cần điền khung thật sự thiếu. Bù được khung nào thì ra công của khung đó, không cần bù cả ngày.

Vì sao phải khai theo khung: ca chia khung thì công tính riêng từng khung, khe giữa hai khung là giờ nghỉ không tính lương. Một cặp giờ trùm cả ca vừa sai giờ nghỉ, vừa không có căn cứ để tính công cho từng khung.

Bù công cho ngày cũ luôn theo cấu hình ca của chính ngày đó. Bạn sửa giờ ca hôm nay thì đơn bù cho ngày trước đó vẫn hiện khung giờ cũ - đúng giờ mà nhân viên đã làm hôm ấy.

Duyệt hoặc từ chối đơn làm bù

Người có quyền duyệt xem danh sách với các cột Nhân viên, Ca làm, Ngày, Giờ vào, Giờ ra, Trạng thái, Người duyệt và Ngày gửi. Có thể lọc theo Trạng thái.

1. Tại dòng đơn cần xử lý, bấm Duyệt rồi xác nhận. Nhân viên nhận được thông báo đơn đã duyệt.
2. Nếu không hợp lệ, bấm Từ chối, nhập Lý do từ chối rồi xác nhận. Nhân viên nhận thông báo kèm lý do.

Đơn làm việc từ xa

Đơn làm việc từ xa dùng khi nhân viên cần làm việc ngoài văn phòng trong một hay nhiều ngày, ví dụ nhân viên văn phòng làm tại nhà, hoặc quản lý chuỗi đi công tác giữa các chi nhánh.

1. Mở danh sách Đơn làm việc từ xa, bấm Tạo mới.
2. Chọn Nhân viên (tự điền sẵn nếu là đơn tự gửi).
3. Chọn Từ ngày và Đến ngày cho khoảng làm từ xa. Nếu chỉ một ngày thì đặt hai ô bằng nhau.
4. Ghi Lý do rồi lưu. Đơn ở trạng thái Chờ duyệt.

Người duyệt mở danh sách (cột Nhân viên, Từ ngày, Đến ngày, Trạng thái, Người duyệt, Ngày gửi), bấm Duyệt để chấp thuận, hoặc Từ chối kèm lý do. Khi đơn chưa được duyệt, nhân viên vẫn có thể sửa lại các thông tin của đơn mình; sau khi đã duyệt hoặc từ chối thì đơn được khoá.

Trạng thái đơn và quyền xem

Cả hai loại đơn dùng chung bốn trạng thái:

Mẹo: Nhân viên chỉ nhìn thấy đơn của chính mình. Người có quyền xem toàn bộ (quản lý, cán bộ nhân sự) thấy đơn của mọi người và có nút Duyệt / Từ chối. Hãy phân quyền theo cơ cấu thực tế để mỗi cấp chỉ xử lý đúng phần của mình.